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저절로 납득이 되는 문서 만들기 (3편) - 직장인을 위한 문서 만들기 해법 -

2014.05.28 09:43


 

지난 1, 2편에서는 문서 작성 시 문장을 구조적으로 배치하고 그림을 활용하는 방법에 대해 설명했는데요. 오늘은 이를 바탕으로 한 ‘문서 만들기 실전편’으로, 회사 내에서 자주 사용되는 매출과 영업이익에 대해 문서를 작성해 보겠습니다. 실제 회사에서 많이 사용하는 유형이면서 신문기사에도 자주 활용되는 만큼 세부적인 단계로 나누어 설명할 텐데요. 이를 통해 효과적인 문서 작성을 위한 나만의 노하우를 만들어 보시기 바랍니다.


● 저절로 납득이 되는 문서 만들기 (1편) http://blog.lgcns.com/490

● 저절로 납득이 되는 문서 만들기 (2편) http://blog.lgcns.com/493

 

세부적인 수치를 조직화된 문서로 구성하는 첫 단계는 조사한 자료를 모두 나열하는 것입니다. 이런 과정 없이 문서를 작성하는 것이 더 빠른 방법이 아닐까 생각할 수도 있지만 이는 정보를 누락하거나 잘못된 정보를 기재하기 쉽죠. 아래의 세부 팁을 살펴보세요.


● 기사, 리포트, 실험 등을 통해 획득한 핵심 자료를 중복이나 누락 없이 오피스 도구인 워드에 문장으로 기술합니다.

 중복과 누락 없이 문장을 기술하는 것은 최종 문서가 처음 의도대로 제대로 작성되었는지를 대조해 보기 위한 것이며, 이후 발표를 위한 스크립트의 기본 자료가 되기 때문입니다.

 문장을 보기 쉽게 한 문장씩 기술하되, 줄 간격을 두어(워드에서 우측 마우스를 누르면 단락> 줄 간격 > 배수를 선택하여 1.1 정도 설정) 문장 간 구분이 쉽게 되도록 합니다.


아래 이미지는 이러한 방법으로 작성된 문서의 실제 예시입니다. 

<문서 작성을 위한 기업 재무 관련 문장 예시>

 

다음은 1단계에서 구성한 문서를 축약하여, 전달하고자 하는 메시지를 명확하게 구성하는 단계입니다. 이때 다단계의 글머리 구조를 활용하면 보다 효율적으로 문장 축약이 가능합니다.


 위의 문장을 핵심 키워드 위주로 압축하고, 계층 구조로 구분합니다. 이때 상위 단계의 문장은 하위 단계를 포괄하며 각 단계는 동일 수준의 문장이 되어야 합니다. 예를 들어, 회사 전체의 13년 매출 실적이라는 문장의 하위 단계에는 각 사업부별로 13년의 매출 실적이 기술되어야 합니다. 

 문서에서 주장하고 싶은 핵심 메시지를 가설적으로 정의합니다. 아래 예시에서 전달하고자 하는 메시지는 “현재 목표 대비 매출 및 영업이익 미달이 예상되니 목표 달성을 위한 대안을 모색해야 함” 입니다.

 일반적으로 목표 미달이 예상되는 재무 보고는 매출 측면과 영업이익의 현황, 미달 원인, 대응방안으로 나누어지는데 여기서 지면상 대응방안은 생략합니다.

<핵심 메시지를 다단계 글머리 구조로 압축한 예시>

 

다음은 실제 문서 구성 단계입니다. 2편에서 소개해 드렸듯 실제로 문서를 작성할 때는 그 구성을 미리 구상하고 연습해볼 필요가 있는데요. 이 과정을 통해 문서 내의 어떤 영역에 어떤 내용을 배치할 것인지 그려보고 핵심 문장을 압축하며 여러 유형으로 표현해보는 것이죠.

 파워포인트로 문서를 작성하기 전에 종이와 펜으로 문서 내 배치 구조나 핵심 문장을 압축해보고, 문서를 여러 유형으로 표현해보는 것이 좋습니다.

 예시 문서는 제목, 전달 목표 메시지, 매출 막대그래프, 영업이익 막대그래프, 원인 텍스트 상자로 구성됩니다.

 일반적으로 재무 현황을 표현하는 방법은 매출과 영업이익을 나란히 두어 막대그래프로 표현하는 것입니다(매출 = 원가 + 이익). 예시에서는 기업의 매출과 영업이익을 13년 실적, 14년 전망, 14년 목표로 나누어 막대그래프를 그려야 할 뿐만 아니라 기업 하부 조직별로도 13년 실적, 14년 전망, 14년 목표를 동일하게 막대그래프로 표현해야 합니다. 가능하면 매출 및 영업이익 영역을 확실하게 구분하여 작성하는 게 좋습니다. 그래서 예시에서는 매출과 영업이익을 실적(13년), 전망(14년 2분기), 목표(14년 12월 31일)와 같이 시간순으로 구분하였습니다.


오늘은 문서 만들기 실전편으로 매출과 영업이익을 기준으로 문서를 작성하는 기본 단계에 대해 살펴보았습니다. 다음 글은 직장인을 위한 문서 만들기 해법 마지막 편인데요. 실제 문서를 완성하는 방법을 오늘의 예시와 함께 살펴보겠습니다.


글 l 강석태 차장ㅣLG CNS 스마트 블로거



Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS

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