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저절로 납득이 되는 문서 만들기 (2편) - 직장인을 위한 문서 만들기 해법 -

2014.05.14 10:00

 


지난 1편에서 문서 작성에 대한 ‘문장의 구조적 배치와 그림 활용하기’에 대해 설명하면서 그림으로 문서를 표현하는 것에 대한 중요성을 언급했었는데요. 오늘은 이에 대한 것으로 글로 시작하겠습니다. 


● 저절로 납득이 되는 문서 만들기 (1편) http://blog.lgcns.com/490

 

그러면 어떻게 해야 문장을 그림으로 표현할 수 있을까요? 풍경을 그림으로 표현하는 것이 쉽지 않은 것처럼 파워포인트와 같은 오피스 도구를 이용해서 문서에 원하는 그림을 표현하는 것도 연습과 교육이 필요합니다. 일단, 제가 정리한 아래의 세 가지 단계로 개인적인 훈련을 권해 드립니다.


[STEP 01] 장문의 문장을 핵심 메시지로 요약하기

일명 요약기법인데요. 요약기법은 단계적으로 문장을 압축해서 핵심 메시지 만을 남기는 방식입니다. 긴 문장으로 구성된 글을 살펴보면 중복되는 단어나 불필요한 문장이 다수 포함되어 있습니다. 흥미롭지만 불필요한 사실, 과다한 정보, 지나치게 세부적인 것, 누구나 아는 사항, 동의어 반복, 형용사, 부사, 꾸며주는 말 등이 불필요한 문장의 예들이죠. 

그러면 실례를 통해 핵심 메시지로 요약하는 방법을 살펴보겠습니다. 아래의 기사는 2013년에 게시된 기사들로, 가전 기기 중 셋톱박스가 대기전력을 가장 많이 소비한다는 문제가 대두되어 국정감사의 화두가 되었던 사항입니다. 셋톱박스의 전력 과다소비 문제와 함께 LG CNS가 국내에서 유일하게 대기전력 문제를 해결하는 절전형 셋톱박스를 공급하고 있다는 사실도 공개되었죠. 불필요한 정보를 제거하는 방식으로 아래의 신문기사형 문장을 핵심 메시지로 요약해보겠습니다. 

<네이버에서 셋톱박스 검색시 노출되는 뉴스기사들>


 2012년 방송통신위원회에서 진행한 ‘TV시청 소비행태 분석'보고서에 따르면 국내 시청자의 TV 평균 시청 시간은 3시간이라고 합니다.

 셋톱박스는 3가지 모드로 작동합니다. TV를 시청 중일 때는 방송 정보를 수신 받아 TV에 출력해주는 시청 모드, TV 전원이 꺼진 상태에서는 편성정보(EPG) 등의 정보를 받아오는 능동대기모드, 아무런 작업을 하지 않는 수동 대기 모드로 구분됩니다.

 시청 모드에서는 약 15~20W의 전력이 소모되며, 능동 대기모드에서는 10~15W, 수동 대기모드에서는 1W 이하의 전력이 소모되어야 합니다.

 국내 10개 셋톱박스 제조업체에서 공급하는 30개 모델 중 수동대기모드로 전환되어 1W 이하의 제품을 공급하는 제품은 단 1모델에 불과합니다.

 비절전형 셋톱박스는 수동대기모드에서도 전력을 소비하게 되어, 가정의 대기전력을 낭비하는 주범으로 지목되고 있습니다.


위의 기사가 전달하고 싶은 메시지는 바로 “시청자가 TV를 보는 시간은 3시간에 불과한데, TV를 보지 않을 때 절전 되는 제품이 단 한 종뿐이어서, 가정 내 대기전력 낭비가 심각하게 발생한다”는 것입니다. 

이를 요약해보면 아래와 같은 핵심메시지가 남게 됩니다.


 2012년 기준, TV 평균 시청은 3시간

 TV를 시청하지 않는 수동 대기모드의 전력 소모 기준은 1W 이하

 1W 이하의 제품은 30개 모델 중 단 1종 불과

 절전형 셋톱박스 보급률 저조로 가정 내 불필요한 대기전력 낭비

<셋톱박스에 대한 다양한 기사를 시각화 한 문서로 작성한 예시>


[STEP 02] 정량 수치를 사물과 연계시키기

핵심메시지는 대부분 정량적 수치로 간결하게 표현합니다. 정량적 수치는 근거 데이터를 명확하게 보여주고, 문제의 심각성이나 현황 비교를 가시적으로 보여주는 중요한 키워드이기 때문이죠. 그 다음 이러한 정량 수치가 어떤 단위를 표현하는지 연관된 사물을 찾아내는 것입니다. 앞 단락의 문장에서는 약 세 가지의 주요 정량 수치가 등장하는데요. 이를 사물과 연결시키면 다음과 같습니다. 


 3시간 – 시간 단위로 시계와 연결

 1W – 전력 단위로서 전력량계와 연결

 1종 – 종 단위로서 셋톱박스와 연결


정량적 수치와 연결된 사물은 파워포인트 문서 작업을 할 때 아이콘 형태로 표현할 수 있습니다. 특히 문서에서 자주 사용되는 휴대폰, 사람, PC, TV, 기지국, Wi-Fi 등의 아이콘은 별도 파일로 저장하여 필요 시 복사해서 사용하면 편리합니다. 


[STEP 03] 연습장에 미리 그려보기

문장을 핵심 키워드로 요약하고, 정량 수치를 사물로 연결시켰다고 바로 파워포인트 문서로 이어지는 것은 아닙니다. 파워포인트를 작성하기 전에 연습장에 문서를 어떻게 구성할지 미리 그려보는 과정이 필요한데요. 이 과정을 통해 핵심 메시지를 적어보고, 공간을 분할해 어떤 영역에 어떤 내용을 배치할지 미리 그려보는 것입니다. 또한 이해하기 어려운 개념은 그림으로 쉽게 표현할 수 있게 간단한 스케치도 그려 봅니다.

<셋톱박스를 주제로 한 사전 도식화의 예시>


위 그림은 제가 실제로 파워포인트 구성 전 연습장에 스케치한 이미지인데요. 저는 이를 매우 좋은 방법이라 생각하지만 실제 어려운 방법이기도 합니다. 필자 또한 이 방법을 습관화하는 데 2~3년의 시간이 걸릴 만큼 더디고 지루한 훈련을 거쳤습니다. 하지만 어느 정도 익숙해지면 문서를 효율적으로 만들 수 있는 방법임은 분명합니다. 특히, 제안서와 기획서 같이 프로젝트 구성원이 문서를 나눠서 작성해야 할 때 그 힘을 발휘하는데요. 미리 전체적인 스토리와 내용을 그려본 뒤 작업하기 때문에 착오 없이 빠르게 문서 작업을 진행할 수 있습니다. 가급적 연필이나 만년필 사용을 권장해드리며 연습장에 핵심 메시지를 텍스트 또는 아이콘으로 배치한 후 이들의 관계를 기술하는 것이 좋습니다.


오늘은 문서의 기본부터 문서를 작성하는 노하우를 차근차근 살펴봤는데요. 이것이 끝이 아닙니다. 다음 글에서는 실제 문장을 핵심 메시지로 요약하고 파워포인트 문서를 작성하는 사례를 알아보겠습니다.


글 l 강석태 차장ㅣLG CNS 스마트 블로거



Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS

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