IT Life

스마트하게 일하는 선진 IT 기업들의 공통점

2014. 2. 25. 11:26


 

모바일 시대에 접어들면서 스마트 워크, 업무 생산성 향상에 대한 관심이 높아졌고, 이를 지원하는 도구와 기법들이 쏟아져 나오고 있습니다. 앱 스토어에는 업무 생산성 애플리케이션만 무려 3,700개에 달하며, 지난 3년간 미국에서 출판된 책 중 5,000권 이상이 이와 관련된 책이라고 합니다. 그러나 이러한 공급 과잉이 오히려 생산성을 저해하는 요인이 될 수 있지 않을까요? 10년 전만 해도 이메일(E-mail)이 온라인상의 빠른 정보 공유 수단으로 주목을 받았지만, 요즘은 과부하(E-mail overload)로 생산성을 갉아먹는 존재로 인식되기도 합니다. 

결국, 스마트하게 일한다는 것은 우수한 도구나 기법을 사용하는 것보다 이를 활용하는 습관에 좌우되는 것은 아닐까요? 2001년 데이비드 알렌은 GTD(Getting Things Done, 한글 번역: 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기)를 내놓았습니다. 이 책은 정보의 홍수 시대에 해야 하는 일과, 불필요한 일을 식별하고 분류해서 업무의 생산성을 높이는 방법을 소개합니다.  최근에는 에버노트나 구글 앱스 등의 애플리케이션으로 GTD 시스템을 적용하여 스마트워크 활용을 소개하는 많은 도서가 나오고 있죠.


이처럼 개인 차원의 업무 생산성 향상 방법은 많이 소개되고 있습니다. 하지만 기업 차원에서 어떤 시도들을 하고 있는지에 대한 종합적인 소개는 많이 부족한 상황인데요. 최근 몇 년 스마트 워크 바람이 불어 닥친 국내에는 특히 ‘스마트 워크 센터’, ‘화상회의 도입’, ‘모바일 오피스 도입’ 등의 사례들이 소개되고 있지만, 일하는 방식이 어떻게 변화되었고 어떤 구체적인 과정을 통해 스마트한 워킹이 완성되는지에 대한 설명은 없습니다. 그래서 지식 경영 분야에 오랜 업무 경험이 있는 필자는 이 부분에 궁금증을 가지고 선진 기업들의 일하는 방식과 생산성 향상 방법을 꾸준히 지켜봐 왔는데요. 오늘은 대표적인 지식 산업인 IT 기업들이 어떻게 일하고 있는지, 외부에 공개된 정보의 한해서 그 특징들을 소개해보겠습니다.


“모든 일에는 시간이 필요하다. 시간이야말로 단 하나의 참다운 보편적인 조건이다. 모든 일은 시간 속에서 일어나고 시간을 소모한다. 그런데도 대부분의 사람들은 이 독특하고 대체 불가능한 필수 자원을 당연한 것으로 취급한다. 목표를 달성하는 지식근로자를 그렇지 않은 사람과 구분시키는 특성으로 시간에 대한 충실한 관리만큼 중요한 것은 없는 듯하다. 그런데도 사람은 자기 시간을 관리할 자세가 돼 있지 않다.” – 피터 드러커

 

 

사내 인트라넷에 개인 업무 일정을 공유하는 것이 일반화되고 있습니다. 구글은 구글 캘린더, 마이크로소프트는 Outlook 프로그램에서 이 서비스를 제공하는데요. 이들 기업은 모든 직원이 자신이 해야 할 업무(To-Do-List)를 인트라넷에 기록하고, 이 기록된 업무와 관련된 일정을 전사에 공유합니다. 어떻게 보면 비밀일 수 있는 개인의 업무를 공유하는 것이 올바른 것이냐는 의문이 생길 수 있는데요. 여기에는 중요한 포인트가 있습니다. 바로 커뮤니케이션 및 협업의 효율성 증대를 큰 목표로 가지고 있다는 점입니다. 이들 기업은 개인 일정이 공유되면 업무 비밀이 새어 나간다거나, 그 사람의 업무가 감시되는 역기능보다 순기능에 집중하는 것이죠. 커뮤니케이션이나 협업이 필요한 사람의 업무 일정을 직접 확인하고, 필요한 업무 일정을 온라인으로 등록하는 간단한 절차를 통해 정해진 날짜에 만날 수 있습니다. 업무와 일정의 공유는 커뮤니케이션에 소비되는 시간과 비용을 절감합니다. 참석자들이 모두 가능한 시간이 언제인지, 비어 있는 회의실이 어디인지 일일이 물어볼 필요 없이 온라인 일정표를 통해 모든 참석자가 참여할 수 있는 회의실과 시간을 한꺼번에 잡을 수 있는 것이죠. 

여기에는 또 한 가지 이점이 있는데요. 바로 임직원들이 업무를 계획하는 습관을 지닐 수 있다는 점입니다. 일정표를 보고 내가 해야 할 일을 기록하고 언제 누구와 얘기를 해야 할지, 팀원들이나 관련 인원들을 참석시키는 공유회의가 필요할지 결정하고 시간이 되면 바로 업무를 시작할 수 있습니다. 주어진 과업만 처리하면 되는 산업화 시대에는 개인 업무를 공유할 필요가 없었지만, 정보를 공유하고 커뮤니케이션 하면서 여러 사람이 함께 과업을 진행하는 방식의 지식 정보화 시대에는 적합한 방식이죠. 이러한 방식으로 일을 해야 하는 회사에서는 커뮤니케이션 비용을 줄이는 방법이 곧 생산성을 향상하는 방법인데, 개인의 업무와 일정을 전사에 공유하는 것이 하나의 중요한 일이 된 것입니다. LG CNS도 이와 마찬가지로 임원에서부터 사원까지 모든 업무 일정이 전사에 공유되는 시스템을 갖추고 있습니다.


<참고하면 좋은 포스트>

구글 임원 미키김의 블로그 참조 http://www.mickeykim.com/22

네덜란드 통신원 장혜경님의 마이크로소프트사 방문기 참조 http://blog.daum.net/kcc1335/4625

 

<구글 행아웃 초기 화면 출처: http://www.google.com/+/learnmore/hangouts/index.html>


미팅 일정을 잡았으면 반드시 한 장소에 모여서 이야기를 나누지 않아도 됩니다. 회상회의 도구를 통해 충분히 실시간으로 문서를 공유하고 함께 이야기할 수 있기 때문입니다. 지역적으로 멀리 떨어져 있다고 해서 귀중한 시간과 돈을 들여 한 장소로 모이지 않아도 되는 것이죠. 구글은 행아웃, 마이크로스프트는 Lync라는 소프트웨어가 있는데요. 구글의 행아웃은 많은 일반인에게도 잘 알려진 도구이죠. 여기서 중요한 점은 임직원 정보 – 일정 – 화상 회의 도구가 서로 연결되어 제공된다는 점입니다. 사내 인트라넷에서 임직원을 조회하고 이들의 일정이나 재석(在席, 자리에 있는 지 여부)을 확인하여 바로 화상 회의를 진행할 수 있고, 일정을 잡고 각지에 흩어져 있는 업무 관계자들을 참석자로 등록, 해당 날짜에 화상회의를 진행할 수 있습니다. 

 

이러한 화상 회의는 아날로그 시대에는 방송 장비 등을 갖춘 별도의 공간에서 가능했었죠. 하지만 지금은 노트북, 스마트폰, 태블릿만 있으면 언제 어디서든 화상회의가 가능해합니다. 모바일 오피스, 클라우드 업무환경으로 이제 언제 어디서든 업무를 처리할 수 있는 환경이 주어지고 있습니다. 이러한 업무환경이 집에서도 일하게 만든다는 불만이 제기될 수도 있지만요.^^ LG CNS는 2013년 12월, 여의도로 사옥 이전을 하면서 사내 메신저 및 인트라넷에 임직원 정보, 일정과 연계된 화상회의 도구를 개발하여 지원하고 있습니다.

 

진행된 업무는 기록을 남깁니다. 회의를 마친 후에는 회의록을 작성하고, 참석자들의 일정에 바로 회의록을 등록하거나 메일, 사내 소셜네트워크 등으로 공유하죠. 이러한 기록은 업무를 돌아보게 함은 물론, 이후 유사한 업무 추진 시 동일한 업무를 재 작업하는 수고를 덜어줍니다. 연관된 업무를 추진할 때 연속성을 가지고 추진할 수 있게 해주고 미진했던 부분은 보강하고, 불필요한 부분은 제거하며 업무를 깔끔하게 종료할 수 있게 도와 줍니다. 물론 이메일로 주고받은 내용을 검색할 수도 있죠. 하지만 메일 용량은 제한이 있어 메일을 삭제하는 경우가 많고, 업무와 관련하여 주고받은 메일인 경우 수많은 Re::Re:Re:Re:Re: 로 시작되는 메일에서 업무 이력조회란 쉽지 않은 일입니다. 여기서 캘린더에 의한 시간별 업무 검색, 사내 소셜 네트워크의 타임라인 조회 등이 위력을 발휘하는 것입니다. 과거 일정들을 조회한다거나 To-Do 리스트를 정기적으로 체크하는 일에서부터 일에 대한 우선순위, 진척상황 등 업무 관리가 시작되는 것입니다.


지금까지 선진 기업들의 일하는 방식에 대해 간략히 살펴보았는데요. 스마트워크를 판단하는 기준으로 제공되는 IT 환경도 중요하지만 생산성 향상을 이끌고 싶다면 일하는 문화가 함께 뒷받침되어야 하겠지요!


글 이영우 차장 

Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS

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  1. Favicon of https://capofcom.tistory.com BlogIcon 행복해오늘도 2014.03.13 11:20 신고  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    PC에서 제가 만든 구글 캘린더 프로그램 한번 써보세요.
    음력뿐 아니라 선거일까지 표시됩니다.
    제가 서버의 데이터를 두어 그걸로 관리하니깐요......

    달력과 트리구조로 한눈에 볼 수 있고,
    이벤트와 일정의 정렬,
    특히 반복설정을 나름 완벽하게 공부해서
    (그달의 마지막 금요일등등) 구현해보았습니다.

    그리고 이벤트의 attendee속성(참석자 이메일)을 분석해서
    주소록에 해당이메일이 있으면 단체 문자도 전송할 수 있게
    문자전송은 KT, SKT, 천리안의 아이디를 이용 무료로 전송할 수있게
    송신내역도 데이터베이스로 관리되게 해보았습니다.

    http://capofcom.tistory.com/

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