LG CNS의 Smart Work place 솔루션 iKEP으로 스마트하게 일해보자! (2편)

기업의 스마트워크를 위한 솔루션 ‘iKEP’, 지난 글에서는 기업의 스마트워크가 무엇인 지와 이를 위한 솔루션으로 LG CNS가 개발한 ‘iKEP’에 대해서 간단히 소개해 드렸죠? 이제 2편부터는 본격적으로 iKEP이 스마트워크를 위해 어떤 가치를 제공 할 수 있는지에 대해서 세세히 알려드리겠습니다. 오늘은 기업의 다양한 업무 중 대부분을 차지하는 의사소통과 업무 협력과 관련하여 이 솔루션이 어떤 역할을 할 수 있는지 소개해드립니다.

 

<메일용량이 초과된 경우, 자주 보시나요?>

“첨부파일 용량 초과? 대용량 파일(도면, 상품정보) 한꺼번에 보낼 수는 없는 거야?”
“이놈의 메일용량…아침마다 스팸 메일 지우는데 30분씩 잡아먹고 나서야 일을 시작할 수 있다니. 쯧”
“대리점 발송 메일을 오늘 몇 개나 보낸 거지? 허구헌 날 30~40개니 원”
“아차! 메일 확인 안하고 나와버렸네. 사무실에 다시 들어가야되나? 아 짜증나.”

지금까지 기업 내에서 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 도구인 이메일, 정말 긴급하게 처리해야 하는데 사내 업무시스템이 발목을 붙잡았던 경험 다들 있으시죠? 최근 포레스터 리서치의 한 연구에 의하면 북미, 유럽 지식근로자의 11%만이 매일 온라인 협업 공간을 활용한다는 조사가 있었습니다. 업무 효율성을 높이기 위해 제공되던 온라인 소통, 협업 수단이 제대로 된 역할을 하고 있느냐에 대한 문제 제기를 한 것입니다.

더욱이 오늘날은 메일뿐만 아니라 메신저, SMS, Teamroom, KMS, EDMS 등 다양한 온라인 커뮤니케이션의 등장으로 소통의 경로가 다양화 되었지만, 그만큼 효율성에 대한 고민도 커져가고 있습니다. 즉 업무속도는 과거에 비해 많이 빨라졌지만, 그만큼 처리해야 하는 정보의 양은 많아지고, 우리에게 제공되는 편리한 도구들을 활용하기가 복잡해지고 있다는 것이지요.

메일 발송 후, 이를 확인하라고 메신저나 SMS를 보내야만 마음이 놓였던 경험 있으시지요?. 중요한 자료니 보관해야겠다는 생각으로 팀 협업공간이나 KMS에 등록하려는 시도도 해보셨을 겁니다.  이러한 니즈와 개선에 대한 요구는 사내 업무 솔루션이 얼마만큼 스마트해져야 하는가를 고민하게 합니다.. 얼마나 일을 편리하게 처리할 수 있도록 해주느냐가 관건이 되는 것이죠. 특히 스마트 기기의 보급으로 언제 어디서나 필요한 사람들과 소통하고 자료를 공유할 수 있는 시대가 되었기 때문에 PC와 모바일 기기가 연동되지 않는 업무환경은 반드시 개선되어야 할 시점입니다.

우리들이 업무상 메시지를 보내거나, 받은 메시지를 확인 할 때, 통상적으로 메일과 메신저는 PC로, SMS는 핸드폰으로 확인하고 있지요? 이러한 분리된 경로는 각각의 기능이 다르다는 전제로 사용자의 불편을 감수하게 만듭니다. 그런데, 이런 불만들은 모바일 메신저의 등장과 함께 더욱 증폭되게 됩니다. 

모바일 메신저의 가장 큰 특징이자 장점은 상대방과 주고 받은 메시지가 대화형식으로 보인다는 것입니다. 기존에 핸드폰의 수신함과 발신함을 따로 확인해야 했던 메시지 방식을 획기적으로 바꾼 것이죠.

그렇다면 이 획기적인 방식의 변화를 업무에 적용해보는 것은 어떨까요? 업무 수행을 위해 멀리 떨어져 있는 사람과의 대화, 정보공유 방식이 SW, HW별로 각각 다른 것 보다는 하나의 SW로 커뮤니케이션을 할 수 있게 말이죠. 

<단편화되어 가고 있는 커뮤니케이션 도구>

 

<하나의 도구로 메일, 메시지, 문자, 자료 등을 확인할 수 있다면…>

이와 같이 여러 가지 커뮤니케이션 도구를 사용자를 중심의 하나의 형태로 통합한 소프트웨어가 바로 Unified Communication 도구입니다. 여러분이 잘 아시는 페이스북에서는 쪽지, 메시지, 메신저, 일정, 알림, 연락처 등을 하나의 화면 안에서 확인 할 수 있습니다. 더구나 스마트폰을 통해서도 접속하고 누가 대화가 가능한 상태인 지 알 수 있고 바로 얘기할 수 있는 도구이기도 합니다. 즉, 글자 그대로 통합 커뮤니케이션 도구인 셈입니다. 

iKEP은 이러한 Unified Communication 환경을 기업에서 사용할 수 있게 만들어주는 솔루션입니다. 메일, 메시지, 메신저 및 SMS를 통해 주고 받은 메시지들을 도구 관점이 아닌 사용자 관점에서 통합하여 활용 할 수 있는 환경을 제공합니다.

전 세계적인 소셜 네트워크 서비스(Social Network Service)의 활성화로 트위터, 페이스북 같은 SNS 도입에 대한 기업들의 관심이 높지만, 아직도 SNS 적용의 장점이 무엇인지에 대해 물음표를 던지는 기업도 많습니다. 

SNS는 본인의 관심사, 친구관계를 통해 주기적으로 제공되는 뉴스피드, 새로운 소식을 알려주는 알림 기능, 간단하게 메시지를 주고받을 수 있는 쪽지, 친구, Follower 맺기 등을 통해 끊임없이 네트워크를 확대해주는 막강한 장점을 가지고 있습니다. 이것은 정보의 신속한 전파와 공유 그리고 실시간 피드백 체계라는 장점을 통해, 기업용으로의 적용 폭을 점차 넓혀가고 있는 추세입니다.

iKEP은 이러한 SNS 트렌드를 솔루션 기능으로 반영한 기업용 SNS 서비스를 제공하고 있습니다. 네트워크를 통해 업무는 보다 유기적이고 체계적으로 진행됩니다.

 

<iKEP의 기업용 SNS 솔루션 화면>

기업 내에서는 해결해야 하는 과제와 관련해서 조직별로, 지리적으로 멀리 떨어져 있는 구성원, 전문가, 관련 타 조직과 정보를 공유하고 의견을 교환하며 업무를 수행해야 할 때가 많이 있습니다. 하지만 이를 위해 매번 오프라인 상의 대면 회의를 할 필요까지는 없겠지요?. 정보와 자료의 공유, 이슈에 대한 의견 수렴을 안 할 수도 없지만, 그 때마다 감수해야 하는 시간과 비용도 만만치 않을 것입니다.

iKEP의 Collaboration 솔루션은 개인이 어느 부서에 있든, 어느 지역에 있든 상관없이 편리하게 정보공유를 하고 공동으로 작업을 할 수 있도록 지원합니다.

① Organized Collaboration – 조직 차원의 조직 내외부 협업
팀룸, 커뮤니티, Task Force, 프로젝트 조직 등 협업을 위해 조직을 구성하는 경우에 활용하기 적합한 서비스입니다. 개별 작업공간 별로 멤버, 일정, 문서 공유가 가능하고 작업 공간 외에 다른 팀룸, TF 공간의 멤버들과 정보/지식 공유가 편리합니다.

② Bottom-Up Innovation - 신사업/업무개선 아이디어 활성화 
사내 임직원으로부터 신사업, 제품 또는 서비스에 대한 아이디어를 발굴하고 이를 실현시키기 위해 아이디어 수집 – 평가 – 보상 – 제품/서비스 회의 아이디어 Life Cycle을 관리하는 서비스입니다.

기업 내의 혁신적인 아이디어가 임직원들의 머리 속에만 머물러 있지 않도록, 기업의 공론화된 아이디어 장터에 본인의 아이디어를 적극적으로 내놓고 보상 받도록 구성되어 있습니다.

③ Networked Collaboration – Man to Man 협업 지원 
별도의 협업 공간, 협업 조직을 구성하지 않아도 관련 있는 주제, 문제에 대해 전문가를 찾고 도움을 요청하고 받을 수 있도록 Man to Man 형태의 협업 서비스를 지원합니다. 내가 당면한 업무, 주제, 문제와 관련된 임직원, 전문가를 찾을 때 임직원의 Profile 정보에 근거하고 SNS 활동을 통해 설정해 놓은 Social Network를 기반으로 정보/지식을 공유하면서 협업할 수 있습니다.

지금까지 기업 내에서 소통과 협업을 지원할 수 있는 iKEP 솔루션의 기능을 소개해 드렸습니다. 이것은 기업에서 개인 또는 조직 업무에 있어서 가장 기본적이며 필수적인 요구를 해결할 수 있는 기능입니다. 다음 회에는 iKEP의 업무 관련 KM 서비스 및 Workflow 서비스에 대해 살펴 보도록 하겠습니다.

iKEP의 전반적 소개를 보고싶으신 분은 LG CNS의 Smart Work Place 솔루션 iKEP으로 스마트하게 일해보자(1편)을 참조해주세요.

[iKEP의 뜻은?] iKEP이 무슨 뜻일까요? Integrated Knowledge Enterprise Portal의 약자로 2000년에 GW, Portal, 지식관리시스템이 국내에 한참 도입되던 시기에 LG CNS가 R&D를 통해 개발한 기업용 통합 지식 포탈 솔루션입니다. 현재는 4.0 버전까지 업그레이드 되었고, Social, Mobile 등 최신 트렌드를 담아 기업 내 소통과 협업 Smart Work를 위한 전문 솔루션으로 거듭나고 있습니다.

글 ㅣ LG CNS 엔터프라이즈 솔루션 사업부문 UC컨설팅 1팀