IT Life

스케치 노트로 비즈니스 글쓰기의 필력을 높여라

2019.09.27 09:30


필자가 사용하는 스케치 노트는 업무상의 주요 내용을 꼼꼼히 기록하는 목적보다 비즈니스 문서를 만들 때 생각을 확장하면서 동시에 핵심 내용 중심으로 추려 내기 위해 논리와 스토리를 구상하는데 목적이 있습니다.


특히 보고서나 기획서와 같은 비즈니스 문서를 만들기 전에 어떻게 표현해야 이해하기 쉬울지 표현력을 높이는데 활용합니다. 비즈니스 문서를 만들 때 파워포인트나 워드에 곧바로 작업하는 것보다 스케치 노트로 밑그림을 그리는 게 시간은 많이 걸립니다.



그러나 스케치 노트를 사용하면 비즈니스 글쓰기의 필력(筆力)을 확실하게 늘릴 수 있고 납득을 위한 논리 구성 역량도 높아집니다. 흔히 직장인들은 비즈니스 글쓰기를 짧은 시간에 늘리고 싶다거나 몇 가지 팁만으로 실력을 늘릴 수 있길 기대하지만 글쓰기 역량을 높이는 것은 시간과 노력을 필요로 합니다. 스케치 노트는 직장인이 필력을 높일 수 있는 가장 확실한 방법입니다.


 스케치 노트로 비즈니스 글쓰기의 필력(筆力)을 높여보자!


필자가 스케치 노트를 활용하여 비즈니스 문서를 만드는 일반적인 과정을 단계 별로 정리해보려 합니다. 물론 10단계의 세분화되고 다소 정형화된 과정으로 되어 있으나 시간과 상황 상 현장에서는 일부 과정을 생략하기도 합니다. 여러분도 제가 제시해드리는 방법을 응용해서 자신만의 방법론과 단계를 만들어 보길 바랍니다.


● 단계 1: 생각을 확장하기 위해 생각나는 대로 문장을 써 내려간다.

비즈니스 문서를 작성할 때 시작하는 단계에서부터 다루고자 하는 내용과 생각의 범위를 제한해서는 안 됩니다. 파워포인트나 워드 도구를 바로 사용하지 말아야 하는 이유이기도 합니다.


파워포인트 슬라이드를 여는 순간 빈 공백을 무조건 채워야겠다는 강박관념에 사로잡히게 됩니다. 그렇게 되면 만든 비즈니스 문서가 상황이나 목적에 부합하지 못하고 결국 수정해야 할 일이 생기게 됩니다.



시작 단계에서는 생각을 제한 없이 확장해야 합니다. 노트에 생각나는 대로 써 보길 바랍니다. 이때 중요한 것은 생각을 지속시키는 것입니다. 단 써 내려가는 것을 한 번만 하고 그치는 것이 아니라 몇 분 후 써보고 써본 것을 다시 수정해보고, 새로운 것을 추가합니다. 더 이상 쓸 말이 없고 떠오르는 생각이 없을 때까지 계속 써 보길 바랍니다.


문장을 완전하게 쓰는 게 힘들다면 단어나 키워드 메시지를 쓰셔도 됩니다. 예를 들어 “ 생각나는 대로 쓰기. 중요한 단어를 쓴다”와 같은 불완전한 문장으로 순서에 상관없이 써나 갑니다. 문장 교정은 그 이후에 해도 됩니다.


● 단계 2: 나열된 문장에서 메시지의 순서를 정렬한다.

생각이 멈출 때까지 스케치 노트의 몇 페이지에 걸쳐 문장이나 키워드 메시지를 적은 후 각 메시지 옆에 색깔 있는 펜으로 연관된 메시지끼리 동일한 번호를 묶습니다. 그리고 순서를 매깁니다. 이때 메시지의 순서는 이야기의 전개 순서와 같겠죠.


비즈니스 문서에서 이야기의 전개 순서는 비즈니스 프레임워크에 따라 흘러가야 합니다. 예를 들어 현황(As-Is) 뒤에 변화(To-Be)가 되어야 하죠. 비즈니스 문서의 모든 목차는 비즈니스 프레임워크에 따라 체계적인 논리로 만들어진 것입니다. 사내에 돌아다니는 다양한 비즈니스 문서를 많이 보는 것도 순서를 잡는데 도움이 되죠. 만약 순서가 잘 모르겠다면 마치 이야기하듯 메시지를 읽어보는 것도 좋은 방법이 됩니다.



● 단계 3: 정렬된 메시지에서 상하 관계를 배치한다.

유사한 메시지를 하나의 번호로 매기게 되면 여러 메시지가 모이게 될 것입니다. 3 단계는 유사한 메시지끼리 묶어 내어 메시지 간의 상하 관계를 만들어내는 것입니다. 당연히 같은 페이지에 구성될 메시지이거나 같은 제목 하에 묶이게 될 페이지가 되겠죠.


상하 관계라고 하는 것의 사례를 들어보겠습니다. “실행 조직, 실행 일정, 일정 별 목표…” 같은 메시지는 실행 계획이라는 상위 메시지로 묶이게 됩니다. 실행 조직은 조직 구성, 조직 역할, 인원 및 주요 스킬 등이 하위 메시지가 되겠죠. 이렇게 계층화된 실행 계획이라는 상위 메시지로 하나의 슬라이드 또는 하나의 목차가 만들어지게 됩니다.


● 단계 4: 중복된 메시지를 합치거나 불필요한 메시지를 제거한다.

메시지 순서가 정렬되고 메시지 간의 계층구조가 나뉘게 되면 중복되거나 유사한 메시지가 존재하게 됩니다. 중복된 메시지는 하나의 메시지로 합치거나 중요하지 않으면 제거합니다. 채워도 부족한 상황인데 내용을 제거하라니 참 어려운 일입니다.


중복되거나 불필요한 메시지를 제거해야 하는 이유는 정말 하고 싶은 이야기를 드러내기 위해서입니다. 내용을 채우는데 급급하다 보면 비즈니스 문서에 두서가 없어지고 보고받는 이가 ‘도대체 무슨 말을 하고 싶은 거야?’라는 반응을 보일 수 있습니다. 군더더기 없이 간결하고 명료한 비즈니스 문서는 중복이나 불필요한 메시지를 최대한 제거된 문서입니다. 비즈니스 문서는 그래야 합니다.



● 단계 5: 누락된 메시지를 생각의 드릴 다운(Drill down)을 통해 계속 추가한다.

중복되거나 불필요한 메시지를 제거하는 이유는 본질을 드러내기 위해서입니다. 본질이 드러나면 무엇이 부족한지 보이게 되죠. 대부분 시작 단계에서 확보해야 할 자료가 부실하거나 자료 준비 자체를 소홀히 했기 때문에 발생합니다.


물론 빠르게 돌아가는 비즈니스 현장에서 애초 충분한 데이터가 존재하거나 준비 시간이 넉넉한 경우는 거의 없죠. 시장 흐름에 따라 데이터나 상황은 끊임없이 변화합니다. 그리고 시험처럼 문서를 끝내야 하는 마감 목표 기한이 항상 존재합니다. 그럼에도 한정된 시간과 자료 속에서 부족한 부분을 채워야 합니다.


제거하고 다시 채우는 과정은 책상이 네 다리로 제대로 서 있기 위해서는 한 곳에 여러 개의 다리가 쏠려 있는 것보다 상판을 지탱할 수 있는 균형 잡힌 곳에 배치되어야 하는 것과 같습니다. 같은 위치에 있는 다리는 제거해야 하고 상판을 지탱할 메시지를 찾아야 합니다. 이러한 과정을 세분화해서 여러 번 반복해보면 문서의 전체 스토리가 짜임새 있게 구성되어 있는지 알 수 있습니다.


● 단계 6: 계층 메시지를 페이지로 구분하고 각 페이지 별로 표현 방식을 결정한다.

하나로 묶이면서 동시에 계층구조를 가진 메시지는 비즈니스 문서의 1장을 구성합니다. 각 묶음이 비즈니스 문서의 전체 페이지가 되겠죠. 만약 경영진의 보고와 같이 한정된 시간 내에서 슬라이드를 통해 보고할 경우 별첨의 문서는 별도로 분리하는 게 좋습니다.


전체 페이지 분량과 각 페이지 구분이 되면 페이지 별로 어떻게 표현할 것인지 결정합니다. 오로지 나열식 문장으로 구성할 것인지, 구체적인 상황을 묘사할 것인지, 좌우 축에 의한 그림으로 표현할 것인지, 데이터 중심으로 설명할 것인지를 안을 메모해둡니다.



● 단계 7: 해당 페이지의 밑그림을 그리거나 초안 문장을 작성한다.

개별 페이지를 작업해야 하는 단계입니다. 페이지에 대한 밑그림을 그리는 단계죠. 밑그림은 전달하고자 하는 메시지에 따라 1) 전면을 여러 문장으로 나열하는 방식, 2) 좌우 두 영역으로 구분 후 세부 메시지를 글머리 꼴로 나열하는 방식, 3) 특정 영역을 문장 대신 X, Y 축을 가진 그림으로 표현하는 방식 등으로 나눌 수 있습니다.


특히 공간 배치, 프로세스, 세부 구성, 조직 및 역할 등을 표현할 때는 문장보다 그림으로 표현하는 게 정확한 정보를 전달하고 이해에 도움이 됩니다. 이때 X 축은 크기를 표현하고 Y 축은 시간의 흐름, 단계를 표현하는 게 좋습니다.


● 단계 8: 밑그림 또는 문장을 다른 종이에 다시 그리거나 써본다.

첫 번째 밑그림이 초벌구이로 본다면 재벌구이를 위해 페이지를 다시 다른 방식으로 표현해봅니다. 문장의 경우 주어의 위치를 바꿔서 써봅니다. 처음 작성한 하나의 문장은 최소 10개 이상의 문장으로 수정할 수 있습니다. 그러므로 더 이상 수정할 수 없는 문장이 될 때까지 단어를 조합해서 간결하고 명확하게 써봅니다.


그림의 경우 복잡한 것, 중복된 것을 제거하고 누락되는 것을 추가하여 다시 그려봅니다. 완전히 새로운 노트 페이지에 수정해보는 것도 다른 표현을 그려보는 데 도움이 됩니다.



● 단계 9: 수정된 것을 다시 수정해본다.

스케치 노트의 밑그림은 반드시 2번 이상 수정해 보는 것을 권해드립니다. 문장을 가다듬으면 간결해질 수 있으며 그림을 다른 형태로 표현해보면 이해가 쉬운 명료한 그림이 나올 수 있습니다. 이런 과정이 작성 중인 문서를 완벽하게 만들어주는 측면이 있지만, 다음의 문서를 만들 때 문장이나 문서의 표현력을 높이는데 큰 도움이 되기 때문입니다. 그만큼 시간을 단축해줄 수도 있습니다.


● 단계 10: 파워포인트 또는 워드로 옮겨서 작업한다.

스케치 노트에 적은 내용이나 밑그림을 파워포인트로 옮겨봅니다. 물론 처음 만들어진 파워포인트 슬라이드가 완벽할 순 없죠. 문장을 간결하게 만들거나 배치의 조정 또는 그림의 표현을 변경하는 등 완성도를 높이는 과정을 계속해야 합니다.


필자가 작성하는 원고도 9단계까지 진행했다 하더라도 10단계에서 워드로 된 문서를 출력하여 천천히 읽어보면서 어색한 문장을 수정합니다. 이런 지루하고 부단한 과정을 통해 여러분의 필력은 높아진다고 볼 수 있습니다.


노트에 미리 써보는 것 자체는 생각보다 오래 걸리고 번거로워 보이죠? 필자도 매우 바쁜 일상을 보내고 있지만 그래도 비즈니스 문서를 만들 때는 저 과정을 전부 거치거나 부분적으로 거쳐 문서를 만듭니다. 비즈니스 현장에서 누군가를 설득하고 납득시키기 위한 간결하고 명료한 비즈니스 문서를 만든다는 것은 매우 힘든 일이기 때문입니다.



그래도 이렇게 하는 또 다른 이유가 있습니다. 평소 이렇게 훈련이 되어 있으면 정말 중요하고 긴급한 순간에 파워포인트로 바로 작업해야 할 때, 마치 준비된 것처럼 빠르고 정확하게 문서를 만들 수 있습니다. 그러므로 조금 덜 바쁠 때 스케치 노트로 필력을 높이는 것이죠.


다음 편에서는 스케치 노트를 활용해 발표 자료가 어떻게 작성되고 수정되는지 실제 사례를 들어 설명하겠습니다.


글 l 강석태 책임 l LG CNS 블로거 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]


* 해당 콘텐츠는 저작권법에 의하여 보호받는 저작물로 LG CNS 블로그에 저작권이 있습니다.

* 해당 콘텐츠는 사전 동의없이 2차 가공 및 영리적인 이용을 금하고 있습니다.



Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS

댓글을 달아 주세요

위로