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간결하고 명확한 비즈니스 문서를 만들기 위한 스케치 노트

2019.09.06 09:30


이번 글은 메모 노트만큼 자주 사용하는 스케치 노트라는 직무 노트에 대해 설명해 드리겠습니다.


 스케치 노트란 무엇인가?


필자는 ‘신사업 개발’이라는 업무를 맡고 있으며 ‘팀장’ 직책을 맡고 있다 보니 전체 업무 중 30% 정도는 비즈니스 문서를 만듭니다. 비즈니스 문서의 유형도 다양하죠. 고객사에 새로운 서비스를 제안하기 위한 제안서나 상품 소개서, 연초 또는 연말에 조직 개편이 이뤄질 경우 사업보고서, 신사업 투자를 받기 위해서는 신사업 계획서, 그리고 외부 AI 콘퍼런스에서 발표할 강연 자료까지.. 매우 다양하면서도 중요한 비즈니스 문서를 만들어내고 있습니다.


연차가 적을 때나 직책을 맡지 않았을 때는 대부분의 문서가 프로젝트 범위에 국한되거나 주변 동료들만 주고받는 수준이었지만 이제는 하나의 사업의 시작, 사업의 성공, 조직의 생존을 결정짓는 무게가 있는 문서가 대부분입니다.


l 비즈니스 문서는 파워포인트로 바로 만들지 않고 스케치 노트에 서너 번 밑그림을 그린 후 문서를 만드는 게 더 효과적인 작업 방법이다.


그러다 보니 투자자나 구매자가 쉽게 이해할 수 있게 간결하고 명료한 문장을 써야 하고, 낯설고 복잡한 것을 금방 파악할 수 있도록 모호한 문장보다 이해가 쉬운 그림으로 표현하고 있습니다. 이 모든 과정에서 유용하게 쓰이는 노트가 바로 ‘스케치 노트’입니다. 이 노트는 비즈니스 문서를 만들기 전에 문서의 스토리라인을 잡거나, 장표의 구조를 잡고 어떻게 표현할지, 핵심 문장과 개별 문장을 어떻게 써야 할지 미리 써보는 스케치 기능을 갖춘 노트라고 할 수 있습니다.


 스케치 노트를 쓰는 이유① 비즈니스 문서 작성 능력은 당신의 성장을 결정한다!


작은 기업이든 큰 기업이든 모든 직장인은 조직에 소속되고, 조직 내에서 경쟁을 통해 승진하게 됩니다. 직무 역량의 성장과 승진에는 자신만의 성과를 내는 것과 조직 내에서 소통을 잘하는 것이 중요하죠. 비즈니스 문서는 조직 내에서 개인과 조직이 소통하는 매우 중요한 수단이 됩니다.


특히 비즈니스 글쓰기는 직급이 높아질수록, 직책을 맡게 될수록 점점 중요한 능력이 됩니다. 그렇다고 해서 비즈니스 글쓰기는 단기간에 실력을 늘리기 어려운 능력 중의 하나이죠. 그러므로 사원, 대리 때부터 비즈니스 글쓰기와 비즈니스 문서 만들기 능력을 키워나가야 합니다. 여러분이 팀장이 되었을 때 그런 능력이 없다면 조직 내부뿐만 아니라 거래 고객과도 어려움을 겪게 됩니다.



당연한 이야기이지만 비즈니스 문서를 만들 때 다른 누군가가 만들어 놓은 틀에 맞춰 내용을 구겨 넣지 않고, 누군가의 내용을 고민 없이 베껴서 만들지 않아야 합니다. 생각나는 대로 적어가는 것이 아니라 비즈니스 문서를 읽는 이가 쉽게 이해하려면 어떻게 이야기를 구성해야 할지 고민한 다음에 만들어야 합니다.


그런 과정을 연습해 볼 수 있는 것이 스케치 노트의 장점이라 할 수 있습니다. 이렇게 꾸준하게 스케치 노트에 비즈니스 문서에 관련된 메모를 하면 궁극적으로 여러분이 비즈니스를 할 때 크게 도움이 됩니다. 여러분이 구상하고 구현한 상품의 장점을 효과적으로 전달할 수 있고 상대를 설득하는데 비즈니스 문서가 큰 역할을 할 수 있습니다.


 스케치 노트를 쓰는 이유② 당신이 간결하고 명확한 비즈니스 문서를 만들기 위해!


비즈니스 문서의 대표적인 양식은 1) 파워포인트로 만들어지는 슬라이드 유형과 2) 워드나 한글로 만들어지는 원고 형입니다. 비즈니스 글쓰기 자체가 어렵기 때문에 어떤 양식이든 직장인에게는 어렵게 느껴지겠지만 아무래도 파워포인트로 만드는 문서를 더 어려워합니다. 만드는 사람의 역량에 따라 비즈니스 문서의 질적 차이가 그대로 드러나는 백지 형의 파워포인트는 자칫 지저분하고 엉망인 문서가 될 수 있어서 부담감이 생길 수밖에 없습니다.


그러다 보니 비즈니스 문서에 도형이나 다이어그램도 넣어야 할 것 같고, 멋진 휘장의 타이틀 배경도 넣어야 한다는 꾸미기 중심의 문서로 변질되죠. 최근에 이슈가 된 ‘파워포인트 무용론(Zero PPT)’도 그런 이유 때문일 것입니다.



그렇지만 필자는 파워포인트 자체의 문제라기보다 파워포인트를 제대로 활용하지 못하는 것에서 시작된 문제라고 생각됩니다. 여러분이 파워포인트를 바로 만들지 않고 스케치 노트에 여러 번 미리 써본 후에 슬라이드를 만들면 제 생각이 왜 그런지 이해하실 수 있을 것입니다.


스케치 노트에 여러 번 작성해 보시면 비효율적인 파워포인트가 없어질 것입니다. 누군가가 만들어 놓은 틀에 자료와 문장을 구겨 넣을 필요도 없습니다. 멋진 배경과 다이어그램 없이도 간결하고 명확한 비즈니스 문서를 만들 수 있음을 알게 될 것입니다.


 스케치 노트를 쓰는 이유③ 정말 긴급하고 중요한 비즈니스 문서를 단숨에 만들기 위해!


파워포인트를 만드는 과정에서 스케치 노트에 여러 번 써보게 되면 시간이 걸리는 문제를 지적할 것입니다. 물론 여러분이 시작하는 단계에서는 이런 문제에 봉착하게 될 것입니다. 스케치 노트에 생각을 표현하는 것도 어려운데, 스케치 된 것을 다시 파워포인트로 옮기는 것도 갑절로 어렵기 때문이죠.


그렇지만 여러분이 2~3년만 꾸준히 작성해 나가면 문서 작업 속도가 훨씬 줄어드는 것을 느낄 것입니다. 생각을 노트에 표현하는 시간도 단축되고 노트의 내용을 파워포인트로 표현하는 것도 빨라집니다.


그렇게 숙련되면 노트에 미리 써보지 않아도 파워포인트나 비즈니스 문서에 빠르게 작성해 나가는 능력이 빠르게 성장할 것입니다. 그 능력은 비즈니스 현장에서 매우 유용합니다. 필자의 경험으로 비즈니스 문서를 작성하는데 시간 여유나 관련 자료가 충분히 주어지는 경우는 없었습니다.



시간과 데이터가 늘 부족한 상황에서 정해진 기한 내에 기대하는 수준을 만들어야 했죠. 노트를 오래도록 쓰게 되면 이렇게 결핍된 상황에 능동적으로 대처할 수 있는 능력이 생기게 됩니다. 주변에 비즈니스 문서를 잘 만드는 동료들을 살펴보세요. 머릿속에, 노트 안에 항상 스토리와 표현을 구상하는 모습을 보실 수 있을 겁니다.


필자가 이번에 쓴 원고도 이런 경우에 해당됩니다. 필자가 그동안 쓴 150편의 글은 약 일주일에 걸쳐 스케치 노트에 원고의 주된 내용을 여러 번 써본 후에 워드에 옮겼지만 이번 글은 시간이 너무 부족해 단번에 써 내려가야 했습니다. 이렇게 급하게 쓰게 되어도 오랫동안 스케치 노트를 작성한 경험으로 인해 문장을 작성하는데 어려움이 적어진 것이죠.


원고 하나에 일주일 이상이 걸리긴 하지만 노트에 기록하고 정리하는 동안 머릿속에서 구상을 하게 되고, 그 구상을 통해 단편적이었던 경험이나 지식이 더 체계적으로 정리되고 나 자신만의 체득된 지식이 되는 것을 느낄 수 있었습니다.


l 블로그 원고를 쓰기 전에 스케치 노트에 3~4번에 걸쳐 원고의 스토리라인이나 핵심 내용, 문장을 미리 써본다.


다음 편에서는 스케치 노트로 비즈니스 문서를 어떻게 만드는지에 대해 써보겠습니다.


글 l 강석태 책임 l LG CNS 블로거 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]


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Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS

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  1. Favicon of https://antennagom.com BlogIcon 안테나곰 2019.09.09 01:44 신고  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    제가 제일 재미있게 읽고 있는 노트 코너군요!
    오늘도 재미있게 읽고 또 실행해 보겠습니다~

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