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업무 메모 노트로 주간 보고 작성 역량을 높이자

2019.05.17 09:30

직장에서 성과를 내고 인정받기 위해서는 많은 역량이 필요합니다. 자기소개서에서 그 의미를 제대로 이해하지 못한 채 나열했던 창의력이나 커뮤니케이션 능력, 그리고 문제해결 능력이 준비되지 않은 채 직장에서 요구하는 것이죠. 그런데 사회에서 요구하는 이런 능력은 어떻게 해야 높일 수 있을까요? 국•영•수를 가르치는 학교도, 직장에서도, 사회 어느 곳에서도 실행력이나 창의력을 가르쳐주는 곳은 없습니다.


 직무 노트는 당신의 직무 역량을 압축 성장하게 해준다.


그렇다면 어떻게 해야 각각의 역량을 높일 수 있을까요? 방법은 여러 가지겠지만 필자 개인의 경험으로는 직무 노트도 도움이 된다고 생각합니다. 직무 노트 작성 효과가 단순히 기록하고 보관하는 데 그치지 않고 노트의 목적에 맞게 그에 맞는 역량을 높여준다는 것이죠. 아래는 직무 노트와 연관된 역량을 정리해본 것입니다.


l 직장 능력과 성과를 내기 위해서는 다양한 역량이 필요하며 직무 노트는 각 영역별 역량을 높여준다.


예를 들어 아이디어 노트는 단순히 아이디어를 기록하는데 그치지 않고 꾸준히 쓰게 유도함으로써 아이디어를 정리하고 새로운 아이디어를 발상하는 역량을 높여줍니다. 출근 후 곧바로 일을 시작하지 않고 단 5분의 시간 동안이라도 오늘 해야 할 일을 적어보면 무엇을 내가 실행해야 할지 목표가 뚜렷해집니다.


매일 적는 To-Do 노트는 바로 실행력을 높여주는 것입니다. 마찬가지로 업무 메모 노트도 일상에서 빠르게 진행되는 일에 대한 기억을 되살려주어 내가 하는 일의 핵심과 본질을 타인에게 빠르고 정확하게 전달할 수가 있습니다.


주간 보고나 회의록을 쓸 때 업무 메모 노트를 활용해보면 글쓰기에 얼마나 도움이 되는지 실감할 수 있습니다. 업무의 상세한 사항을 기록 없이 기억에만 의존하면 중요한 사항이 누락될 가능성이 높습니다.


간단한 메모만 있더라도 기억을 정확하게 떠올릴 수 있고 구체적인 수치나 용어를 정확하게 쓸 수 있습니다. 이것은 주간 보고와 회의록의 본질적 목적인 조직 내에서의 소통에 매우 부합하는 것이죠.


그래서 이번 글에서는 업무 메모 노트에 메모한 사항을 토대로 일 단위 또는 주 단위의 주간 보고나 회의록을 작성하는 방법에 대해 써보겠습니다.


 주간 보고에 무엇을 전달할 것인가?


직장 생활 중 보고는 많은 스트레스를 유발하죠. 상대방을 설득할 수 있는 논리 구성 능력과 작문 능력을 요구할 뿐 아니라 내용을 채우기 위해 많은 것을 준비해야 하는 부담감이 따르기 때문입니다. 특히 직장 초년생일 때 보고서 작성에 많은 어려움을 가집니다.



보고서에 쓸 만큼 많은 일을 하거나 중요한 일을 한다고 느껴지지 않고, 도대체 어떻게 써야 하는지 모르는 경우가 많기 때문입니다. 실제 정성을 가지고 쓴다고 한들 리더가 꼼꼼히 읽지도 않습니다. 그러다 보니 적당히 일했다는 티만 내는 식으로 소홀하게 주간 보고를 쓰게 됩니다. 그렇게 오랜 시간이 흐르면 10년 차가 넘었음에도 주간 보고를 제대로 쓰지 못하는 경우를 볼 수 있습니다.


관습적으로 주간 보고를 쓰진 않는지요? ‘일을 잘하면 되지 보고가 뭐가 중요하냐?’라고 말하는 분도 계시겠죠. 단언하지만 그런 생각은 빨리 고치시는 게 좋습니다. 조직은 규모가 커질수록 소통이 중요하며 보고는 본질적으로 소통을 위해 존재하는 것입니다.


여러분들이 아무리 열심히 일했음에도 주간 보고에 제대로 표현되지 않는다면 여러분의 가치를 제대로 인정받지 못합니다. 특히 연차가 많아질수록 보고 역량은 더욱 두드러지게 됩니다. 그러므로 여러분의 주간 보고 능력을 꾸준히 높이셔야 합니다.


여러분들이 주간 보고로 지적을 받는다면 주간 보고가 아래의 사례에 해당하는지 살펴보세요.


  • 체크 1. 시차 순으로 내가 한 일의 내역을 나열해서 쓴다.

  • 체크 2. 세부 업무로 구체화되어 있지 않고 두리뭉실하게 정의되어 있다.

  • 체크 3. 일이 얼마만큼 진행되었으며 언제 종료되는지 쓰지 않는다.

  • 체크 4. 본인만이 아는 용어를 사용하거나 도저히 알 수 없게 긴 문장으로 쓴다.

  • 체크 5. 이슈나 리스크가 있음에도 적지 않는다.

  • 체크 6. 이슈가 있음에도 대응 계획이나 요청 사항이 없다.


무성의하게 주간 보고를 쓰고 있다면 분명 위에서 제시한 체크리스트의 절반 이상은 해당할 것입니다.


주간 보고는 궁극적으로 조직 내에서 소통하기 위해서 작성하는 것입니다. 대면으로 일일이 말하기 어려우므로 편지 쓰듯이 직장 상사에게 메시지를 전하는 것이죠. 그러므로 메시지에는 분명한 목적과 전달하고자 하는 핵심 메시지가 담겨있어야 합니다. 목적이 메시지를 통해 제대로 전달되어야 조직이 소통하고 작동될 수 있습니다.



또한, 평범하고 진부한 주간 보고는 여러분이 비즈니스 글쓰기 실력을 높이는 연습 기회가 되어줍니다. 여러분이 소속된 조직과 비즈니스 상황에 맞게 꾸준히 글을 써보세요. 구체적이며, 정량적이며, 논리적인 문장을 쓰도록 한번 쓴 문장을 고쳐 써 보길 바랍니다. 상대방이 더 쉽게 이해할 수 있도록 다시 써보세요. 평소에 글을 쓰는 연습이 그 어떤 비즈니스 글쓰기 강좌보다 좋다는 것을 알게 될 것입니다.


 어떤 내용이 담겨야 할지 업무 메모 노트에 미리 써본다.


아마도 대부분의 직장인은 인터넷상에서 메일이나 그룹웨어를 활용해서 주간 보고를 바로 쓰실 것입니다. 이런 방식은 상당히 효율적이죠. 그렇지만 주간 보고를 습관적으로 쓰기 전에 어떤 내용을 써야 하는지 미리 노트에 써 보길 바랍니다.


노트에 써야 하는 이유는 읽는 사람의 입장에서 생각해보기 위해서입니다. 아무래도 메일이나 그룹웨어에 바로 쓰다 보면 머릿속에 떠오르는 내용을 바로 쓰기 때문에 상대방의 관점보다 자신의 관점에서 업무 내역을 쓰는 경우가 많습니다.


‘리더의 입장에서 무엇을 궁금해할까?’ ‘팀장은 어떤 내용을 알아야 할까?’ ‘내가 적는 메시지 중에서 어떤 내용을 중점적으로 봐야 하는가?’ 등을 생각해보고 이를 노트에 써보는 것입니다. 이렇게 미리 써보면 시간은 좀 걸리지만, 비즈니스 문서에서 글쓰기의 핵심인 ‘읽는 이의 입장에서 글을 쓰는 것’과 ‘핵심 메시지 중심으로 스토리를 잡아가는 능력’을 높일 수 있습니다.


l 진척 상황 및 계획을 키워드를 중심으로 먼저 써보면 문장의 순서나 작성에 대한 어려움을 줄여준다.


업무 메모 노트에 적어본 주간 보고의 작성 사례입니다. 이를 토대로 주간 보고를 아래의 가이드에 따라 작성해보세요.


 리더가 읽는 주간 보고에 무엇을 담아야 하는가?


앞서 주간 보고는 조직 간의 소통이 목적이라고 하였습니다. 소통하기 위해서는 아래의 내용을 꼭 기억하시길 바랍니다.


● 금주 실적 작성 가이드 ①: 전체 진척률과 세분화된 단위 업무의 진척률을 정량적으로 표현합니다.

→ 리더는 여러분이 주 중에 무엇을 했는지 얼마만큼 진행했는지 알지 못합니다. 리더 입장에서 예정 목표 대비 어느 정도 진행했는지 아는 것은 매우 중요합니다. 전체 일을 진도 비율(%)로 표현하거나 각 단계별로 정량적으로 진행율을 적으면 리더 입장에서 일이 제대도 진행되고 있는지 빠르게 파악할 수 있게 해줍니다.


[금주 실적]

1. OOO 프로젝트 진척 상황 및 주요 이슈 사항

  • 프로젝트 전체 공정 대비 50% 진척 완료, 모바일 앱 개발 77% 진척 완료(목표 대비 5% 지연)되었습니다.

  • 전체 000건: 개발 완료 OOO건(XX%), 개발 중 OO건(XX%), 개발 예정 OO건(XX%) 입니다.


많은 분이 자기 일이 구체적으로 쓰기가 힘들다고 합니다. 그 이유는 일을 구체화하는 작업 분할(WBS, Work-Breakdown Structure) 연습이 되어 있지 않아서입니다. 모든 업무는 정량적으로 표현할 수 있습니다.



● 금주 실적 작성 가이드 ②: 만약, 미처리된 업무가 있다면 잔여 업무의 양과 업무 처리 난이도를 표현합니다.

→ 모든 일이 한 주 동안에 끝낼 순 없습니다. 상황에 따라서 이슈가 생겨서 지연될 수도 있죠. 그런데 이렇게 마무리되지 않는 일이 있을 때 ‘진행 중’이라고만 쓰면 안 됩니다. 잔여 업무의 양을 정량적으로 적어야 합니다.


그래야 예상 마감 일정을 파악할 수 있기 때문이죠. 그런데 잔여 업무량이 정확하게 산정되려면 그 일이 얼마나 처리하기 어렵고 쉬운가, 즉 난이도를 표현해 둬야 합니다. 난이도가 어려운 일이 있다면 리더가 문제를 해결하거나 일정을 줄이기 위해 다른 특별한 조치를 취할 수도 있는 것이죠.


[금주 실적]

1. OOO 프로젝트 진척 상황 및 주요 이슈 사항

  • 프로젝트 전체 공정 대비 50% 진척 완료, 모바일 앱 개발 77% 진척 완료(목표 대비 5% 지연)되었습니다.

  • 전체 000건: 개발 완료 OOO건(XX%), 개발 중 OO건(XX%), 개발 예정 OO건(XX%) 입니다.

  • 개발 완료 항목의 결함 기능에 대해서는 90% 조치 완료하였으며, 중대(Major) 결함은 5건이 남았습니다.

  • 전체 OOO건: 조치 완료 OO건(XX%), 조치 중 OO건(XX%), 조치 예정 OO건(심각 없음, 중대 5건, 사소 20건)



● 금주 실적 작성 가이드 ③: 이슈가 발생한 경우 대응 계획과 리더에게 무엇을 요청할 것인지 적습니다.

→ 프로젝트 준비를 아무리 철저히 하고 열심히 해도 어쩔 수 없이 이슈가 발생하는 경우가 종종 있습니다. 특히 프로젝트 자체적으로나 개인이 해결하기 힘든 이슈가 생길 수도 있죠. 이슈나 리스크가 감지되었을 경우에는 빠르게 조직 상위 리더와 소통해야 합니다.


주간 보고의 존재 목적이기도 하죠. 이슈가 발생하는 경우 자체적으로 어떻게 대응할지, 그리고 리더에게 어떤 지원이 필요한지 요청 사항을 적어야 합니다.


[금주 실적]

1. OOO 프로젝트 진척 상황 및 주요 이슈 사항

  • 프로젝트 전체 공정 대비 50% 진척 완료, 모바일 앱 개발 77% 진척 완료(목표 대비 5% 지연)되었습니다.

  • 전체 000건: 개발 완료 OOO건(XX%), 개발 중 OO건(XX%), 개발 예정 OO건(XX%) 입니다.

  • 개발 완료 항목의 결함 기능에 대해서는 90% 조치 완료했으며, 중대(Major) 결함은 5건이 남았습니다.

  • 전체 OOO건: 조치 완료 OO건(XX%), 조치 중 OO건(XX%), 조치 예정 OO건(심각 없음, 중대 5건, 사소 20건)

[이슈 사항] 프로젝트 디자이너 인력 투입이 2주간 지연되어 전체 개발 진행에 총 2주 정도 차질이 예상됩니다.

[대응 방안] 백엔드 기능 개발 일정을 앞당겨 1주 정도 공정을 줄일 수 있을 것으로 예상됩니다. 그러나 전체 일정은 1주 정도 지연될 것으로 판단되며 고객사와 협의가 필요할 것으로 보입니다.

[요청 사항] 팀장님께서 고객사 OOO 팀장님과 일정 지연에 대해 사전 협의를 해주시면 실무자와의 미팅을 통해 지연 일정에 대한 일정 변경을 구체적으로 논의하도록 하겠습니다.


주간 보고의 중요한 목적은 상위 리더와의 소통이면서 동시에 자신이 하는 일을 구체화하는 것입니다. 특히 차주에 진행될 업무를 구체화하고 이를 리더에게 상기시켜주는 것이죠. 차주 계획은 그런 의미에서 자기 일이 얼마나 체계적이며 구체적으로 진행되고 있는지를 알려주는 중요한 지표가 됩니다.



● 차주 계획 작성 가이드 ①: 차주 계획에는 주요 업무 일정을 세분화하고 마감기한을 씁니다.

→ 직장 내에서 모든 일은 해야 할 일과 그 일이 마감되어야 할 목표 기한이 존재합니다. 특히 리더는 한정된 자원으로 운영되는 조직을 최적화시키기 위해 실무자가 진행하는 일의 마감 기한을 중요하게 생각하게 됩니다.


그러므로 차주 계획에는 일을 구체화하고 상세화된 업무가 차주에 어느 정도 진행되는지 목표 진척률을 적어야 합니다. 물론 계획이기 때문에 틀릴 수도 있습니다. 그러나 반복된 연습을 통해 더욱 정교한 계획 수립을 하는 능력을 키울 수 있겠죠.


[차주 계획]

1. OOO 프로젝트 모바일 앱 개발 차주 목표

  • 모바일 앱 개발 진척률을 80% 달성하고 전체 진척률은 53%까지 완료할 예정입니다.


● 차주 계획 작성 가이드 ②: 리더가 차주에 점검해야 할 사항을 명확하게 적습니다.

→ 차주 계획 중에서도 리더가 반드시 체크해야 할 중요한 점검 사항을 명확하게 기술하면 좋습니다. 리더의 관점에서 체크해야 할 중요한 일이 무엇인지 그 일에 있어서 점검 대상이 무엇인지를 상세하게 기술하면 주간 보고를 읽는 리더 입장에서 더 정확하고 명확하게 업무를 파악할 수 있을 것입니다.


[차주 계획]

1. OOO 프로젝트 모바일 앱 개발 차주 목표

  • 모바일 앱 개발 진척률을 80% 달성하고 전체 진척률은 53%까지 완료할 예정입니다.

  • 개발 진행 중인 콘텐츠 조회 화면 000건 중 000건을 개발 완료하겠습니다.

2. OO 서비스 마케팅 차주 진행 계획

  • 소셜 사이트 마케팅을 위한 세부 계획을 수립 중이며 AAA 사와 크로스 마케팅을 협의 중입니다.

  • 차주 화요일에 마케팅 추진 계획 1차 작성본을 보고 드리겠습니다.


위의 가이드에 따라 프로젝트 중요도 또는 업무 난이도에 따라 순차적으로 적어갑니다. 물론 생각나는 대로 바로 쓰게 되면 위의 가이드를 준수하기도 어렵고, 문장에서 빠지는 내용이 생기게 됩니다.


그러므로 업무 메모 노트에 금주에 했던 일들과 중요한 사항들을 먼저 적어 보길 바랍니다. 또한, 이번 주간 보고에서 팀장이 꼭 알아야 할 사항이 무엇인지 한 줄로 표현을 해보고 그것을 구체적으로 미리 적어봅니다. 이슈나 대응 계획, 요청 사항 등도 미리 써보는 것이 좋겠죠. 리더가 꼭 읽어야 하는 사항이니까요.



물론 위의 예시를 보시면서 ‘뭘 저렇게까지 써야 하나?’라고 생각하시는 분들도 있을 것입니다. ‘주간 보고는 기업과 업종에 따라 형식이나 내용이 매우 상이하기 때문에 어떤 것이 정답이다.’라고 말하기는 힘든 면이 있습니다.


다만, 주간 보고를 통해 얻어야 하는 것은 명확합니다. 우선 조직 내부에서 제대로 소통하는 것이며, 그 소통을 통해 자기 일이 인정받는 것이며, 그것을 위해 소통하는 비즈니스 문서 작성 능력을 높이는 것이죠.


특히 비즈니스 문서 작성 능력은 주간 보고 작성을 통해 빠르게 늘릴 수가 있습니다. 최근에 파워포인트 사용을 줄이는 운동이 기업에서 많이 퍼지고 있지만 그렇다고 해서 비즈니스 문서 작성 능력의 중요성이 낮아지는 것은 아닙니다. 오히려 더 중요해지고 있다고 볼 수 있습니다. 그러므로 타자를 치기 전에 업무 메모 노트에 자신이 써야 할 말을 먼저 써 보길 바랍니다.


다음 편에서는 메모 노트를 통해 회의록을 작성하는 사례를 써보겠습니다.


글 l 강석태 책임 l LG CNS 블로거 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]


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Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS
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