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꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #8

2018.11.02 09:30


지난 글에서 생각 프레임워크가 현상에 대한 분석 능력과 조직 내 소통에 얼마나 영향을 끼치는지에 대해 설명해 드렸습니다. 개인마다 정도의 차이는 있겠지만 나름대로의 생각 프레임워크를 통해 현상을 바라보고 해석하며, 이를 토대로 결론을 내리고 소통하기 때문에 자신의 생각에 영향을 끼치는 프레임워크가 어떤 것인지 성찰해본다면 비즈니스에 대해 좀 더 깊이 있는 혜안을 가질 것이라 생각합니다.


그런데 이러한 생각 프레임워크를 단순히 머릿속의 생각에만 그치지 않고 구조화하고 구체화하는 도구가 있다면 얼마나 좋을까요? 수많은 전략 관련 서적에서 논리적 사고와 프레임워크의 이론을 말하지만 실제 직장 생활에서 활용할 수 있는 도구나 방법은 극히 드뭅니다. 프레임워크가 이론적 배움에 그치지 않고 실제 직장에서 활용할 수 있게 하려면 어떻게 해야 할까요?



물론 그 해답은 개개인이 풀어야 할 것입니다. 그동안 제 경험으로 볼 때 개개인이 풀 수 있는 좋은 방법은 바로 써보는 습관이라 생각합니다.


 생각 프레임워크는 언어의 문법과 같다


생각 프레임워크를 단순하게 비유한다면 프레임워크는 ‘언어의 문법’과 같은 것 같습니다. 문법을 공부했던 안 했든 간에 문법이라 정의하는 언어의 규칙성은 우리가 상대방의 말을 이해하고 표현하는 데 있어 매우 중요한 시그널이 되어줍니다. 그래서 문법의 규칙을 깨우친다는 것은 우리가 말을 더 빠르게 이해하고 정확하게 말하는데 큰 도움이 되어주죠. 그런 측면에서 볼 때 언어의 문법과 생각 프레임워크는 닮은 점이 많습니다.


문법만으로 언어가 저절로 터득되지 않고 수없이 말하고, 듣고, 읽고, 써야 언어를 제대로 활용할 수 있죠. 마찬가지로 프레임워크를 배웠다고 해서 생각을 빠르게 구성하고 새로운 발상을 하고 이를 표현할 수 있는 역량이 저절로 생기지는 않습니다. 우리가 일상생활에서 수없이 많은 상황과 사람, 그리고 대화가 있어야 언어 실력이 늘어나듯 조직 생활과 업무에서 변화무쌍한 상황, 조직 구성원과의 커뮤니케이션, 그리고 데이터를 통해서 우리의 사고 프레임은 확장되고 발전될 수 있습니다.



그러므로 언어의 문법을 배우듯 비즈니스 프레임워크를 배워야 합니다. MECE, 3C, 4P, SWOT, Q-C-D, PDCA, 5W1H, ERRC와 같은 용어나 재무제표나 손익분기표 같은 재무적인 지식은 반드시 갖춰야 합니다. 프레임워크라는 문법을 배우기 위해서는 많은 책을 반복해서 읽어볼 필요가 있습니다.


생각정리기술 도해사고력(스펙트럼북스), 마케팅 불변의 법칙(비즈니스맵), 1초 만에 재무제표 보는 법(다산북스), 스티브 잡스 프레젠테이션의 비밀(랜덤하우스코리아), 바바라 민토 논리의 기술(더난출판사) 등은 제가 경험한 문법에 도움을 얻을 수 있는 책입니다.


 비즈니스 문서는 생각 프레임워크를 기반으로 풀어 쓴 언어와 같다


비즈니스 프레임워크가 문서의 논리에 얼마나 영향을 주는지는 직장인이 가장 어려워하는 비즈니스 문서에서 잘 드러납니다. 기획서나 보고서를 생각나는 대로 한 번에 작성해보고 이 보고서가 한번 만에 통과되면 좋겠지만 대다수 문서는 썼다가 고쳐 쓰고, 검토 받고 다시 수정하는 일들이 반복되죠. 자신이 쓴 문서를 제대로 이해 못 하는 직장 상사를 탓하고 동시에 직장 상사에게 ‘컨펌(Confirm) 받는 일’로 직장 생활의 상당 시간을 보낸다는 현실을 직장인이라면 공감하실 것입니다.



그렇다면 어떻게 해야 명료하고 설득력 있는 기획서나 보고서를 잘 쓸 수 있는 것일까요? 시중에 많은 책들이 혁명적이고 자극적인 타이틀로 유혹하지만, 정작 실무에서는 도움 되지 않습니다.


문법이 언어의 규칙을 이해하는데 도움 되지만 결코 언어 능력을 한 번에 끌어올릴 수 없는 것처럼 비즈니스 문서도 마찬가지로 끊임없이 써보고 수정해야 늘어나는 것과 같기 때문이죠. 그래서 기획서를 잘 작성할 수 있는 유일한 답은 바로 ‘당신의 메모 습관에 달려있다’라고 말씀드릴 수 있습니다.


 노트 메모 습관으로 생각을 구성하라


필자는 수없이 많은 보고서를 작성합니다. 지금까지 작성한 문서 분량을 과장해서 표현하면 동네 한 바퀴를 돌지 않을까 합니다. 이 정도의 문서 작성 경험이라면 파워포인트를 열고 보고서를 써 내려가고 단 한 번에 통과되어야겠죠. 그렇지만 여전히 문서를 만들기 전에는 반드시 노트에 메모해서 어떤 내용으로 보고를 할 것인지 밑그림을 그립니다.


심지어 LG CNS 블로그 원고도 아래와 같이 써야 할 내용의 기본 골격을 작성해서 원고를 써 내려갑니다. 그만큼 새로운 글을 쓰거나 보고서를 만들 때 명료하고 설득력 있는 문서를 만들기가 어렵기 때문입니다.


l 비즈니스 문서를 만들기 위한 노트 메모 습관은 생각 프레임워크를 만드는데 큰 도움이 된다.


이 과정은 생각을 구성하고 표현하는 데 있어, 매우 중요한 과정입니다. 이렇게 메모를 통해 생각을 구체화하다 보면 초기 내용과는 상당히 차이 나는 결과물이 나옵니다. 메모를 통해서 깊은 곳에 잠재해 있던 생각이 드러나고 이를 통해 실체화되면서 글의 내용이 풍부해집니다. 이 모든 과정을 파워포인트로 한 번에 만들 수 있으나 종이 노트를 거쳐 나오는 글과 즉석에서 워드로 전하는 글은 질적 측면에서 큰 차이가 발생합니다.


짧은 글도 이렇게 매번 메모하는데 중요한 보고서나 수십 장의 발표 자료는 말할 것도 없겠죠. 노트 메모의 장점은 비즈니스 문서의 목차와 스토리를 구성할 때 두드러지게 드러납니다. 기획서나 제안서를 작성하라는 업무지시를 받으면 동료나 인터넷 검색을 통해 유사한 양식에 내용을 채웁니다. 특히 목차는 쉽게 베끼는 관행이 있죠.


물론 잘 만들어진 제안서의 목차는 많은 이들의 체계화 시킨 논리적 프레임워크의 결정판이라 할 수 있습니다. 그렇지만 타인이 써 놓은 목차대로 내용을 채우다 보면 금방 한계에 봉착하게 됩니다. 주어진 비즈니스 환경과 조직 상황이 다르고 다루는 데이터도 다르기에 베낀 목차에 의존하다 보면 결코 채울 수 없는 영역이 발생합니다.


이 영역에 억지로 무엇인가를 채우면 중복되고 불필요한 내용들이 가득 차게 됩니다. 그렇게 만들어진 문서로 누군가를 설득하려고 말로 옮겨보면 문서의 내용이 얼마나 비논리적인지 스스로 느끼게 됩니다. 실제 설득도 잘되지 않죠.


그러므로 타인의 목차나 양식에 끼워 맞추지 말고 자신이 구상해내는 생각 템플릿으로 비즈니스 문서의 이야기 흐름을 구성하도록 연습하는 게 좋습니다. 그런 연습의 유일한 방법은 비즈니스 문서를 만들기 전에 반드시 노트에 여러 번 써보는 것이죠.


l 자신의 생각을 구성하여 표현할 수 있는 비즈니스 문서 작성 능력은 직장인에게 필수적인 능력이다.


아날로그 방식인 노트 메모의 강점은 머릿속에 막연하게 떠오르는 추상적인 생각들을 단어나 문장으로 써 봄으로써 중복이 제거되고 누락된 영역이 발견되며, 메시지 별로 계층 구조화되는 것입니다. 계층화된 논리는 메시지 간의 상하 관계와 연관 관계를 시각적으로 보여주면서 동시에 세부 내용을 구체화(drill-down)할 수 있는 틀, 즉 프레임워크를 만들게 됩니다.


이렇게 노트를 통해 구체화한 내용을 기반으로 파워포인트나 워드라는 디지털 도구로 작성하면 설득력이 있는 비즈니스 문서가 만들어집니다.


l 아날로그 노트 메모를 통해 생각을 구체화하고 디지털 도구를 이용해서 표현한다.


머릿속의 막연한 생각이 아날로그를 통해 구체화되고 디지털로 실체화되는 과정은 아래와 같습니다.


1단계는 무조건 생각나는 대로 적는 것입니다. 양식이나 순서에 생각 없이 풍부한 내용을 만들어 내는 것이죠. 머릿속에 있는 관련 지식을 모두 쏟아내서 양을 채워 나갑니다.


l 생각나는 내용을 순서나 중요도에 상관없이 적어본다.


2단계는 풍부해진 내용을 유사한 카테고리로 묶어냅니다. 노트의 앞쪽에 그룹핑하는 대표 메시지나 타이틀을 적고 연관된 내용끼리 표시합니다. 순서 배치나 구분이 쉽도록 숫자를 표시하는 것도 좋은 방법입니다.


l 풍부한 메모 앞에 유사 내용끼리 제목이나 숫자로 묶어준다.


3단계에서는 그룹핑된 메시지 간의 우선순위를 정하여 순서대로 정렬해주는 것입니다. 이때 중요한 것은 비즈니스 문서에 채워야 할 핵심 메시지를 3가지 이내로 정의하는 것이죠. 마치 서론 – 본론 – 결론과 같습니다.


l 비즈니스 문서의 3가지 핵심 메시지를 한 문장으로 표현하고 우선순위를 정한다.


4단계는 3가지로 정의된 메시지를 하위 계층으로 내려 더 상세화 시켜 3X3 메시지 계층 구조(2 Layer)로 만듭니다. 3가지 이상의 메시지가 나올 수 있지만 정말 중요한 메시지가 아니면 3가지로 압축하는 연습해 보길 바랍니다.


l 3개의 메시지를 각각 3개씩 상세화해 3X3 메시지 계층 구조로 만든다.


5단계는 3X3 메시지를 더 상세화 시켜 다시 최종적으로 3개의 계층 구조(3 Layer)로 상세화 시키는 과정입니다. 3 Layer에 해당하는 메시지는 실제 비즈니스 문서에 들어갈 문장에 해당됩니다. 슬라이드의 내용과 문장에 어떤 내용을 채울 것인지, 어떻게 표현할 것인지 미리 써보는 기능을 합니다.


동시에 어떤 자료를 찾아야 할지, 어떻게 상세화 시킬지 태스크(Task)를 정의해주는 역할도 합니다. 3X3X3까지 메시지가 드릴다운(drill down)되면 문서의 전체 내용이 한눈에 보이고, 어떻게 이야기를 풀어낼 것인지 파악할 수 있죠.


l 3X3X3로 총 9개의 메시지로 상세화 한다.


6단계는 비즈니스 문서 스토리를 이렇게 계층 구조화를 시켜 한눈에 보면 부족한 부분이 어느 곳이며 메시지 계층 구조에 문제가 없는지 살펴봅니다. 이를 통해 더 구체화한 내용을 작성하면 파워포인트나 워드로 옮길 수 있는 준비된 문서라 할 수 있습니다.


 

이렇게 밑그림이 그려진 노트를 파워포인트로 옮겨보세요. 처음에는 시간이 많이 걸리지만 노트 메모 습관이 익숙해지면 문서 작업 시간의 80%는 노트 메모에, 나머지 20%는 파워포인트 작성에 쏟게 됩니다. 그리고 그렇게 만들어진 습관은 설득력 있는 비즈니스 문서를 만드는 큰 역량이 되어줍니다. 



 생각은 글을 따라 흐르고 글은 생각을 따라 채워진다


필자의 업무 노트 중 스케치 노트는 이러한 논리적 구성을 위한 밑그림들로 가득 채워져 있습니다. 노트 메모는 시간이 오래 걸리고 다소 정리 안 된 듯 보이지만 노트는 생각이 글을 따라 흐르고, 글이 생각을 따라 채워지는 공간이라 할 수 있습니다. 그리고 흰 노트가 흐르고 채워지면서 생각은 더 구체화되고 논리력은 강력해집니다.


이러한 과정을 통해 이론으로 배운 프레임워크 문법은 실무의 다양한 경험을 통해 체득화 되고, 언어를 습득하듯 논리력과 문제 해결 능력으로 성장하게 되는 것입니다. 여러분이 이 과정을 직접 해보시면 제가 설명해 드린 과정이 훨씬 와닿을 것입니다. 오늘부터 문서를 만들기 전에 노트에 먼저 써 보는 게 어떨까요?


글 l 강석태 책임 l LG CNS 블로거 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]


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[20편] 비즈니스는 어떻게 구성되는가? #2

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[22편] 비즈니스는 어떻게 만들어지나?

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[33편] 회사와 당신과의 거리

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Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS
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