“업무 속의 전략 기획” #1 전략적 회의록 작성

2017년에는 ‘전략 기획 역량’, ‘문제해결 프로세스’, ‘문서 작성’ 등 ‘전략 기획 고수’가 되기 위한 기본적인 역량에 대한 설명에 집중했습니다.

2018년에는 두 가지 방향으로 글을 확장하고자 합니다. 첫 번째는 작년에 이어 전략 기획의 기본적인 역량을 마무리하고자 합니다. 두 번째는 우리가 회사 업무를 보면서 부딪히는 수많은 일 중에 전략적으로 접근해야 하는 일이나 커뮤니케이션이 존재합니다. 이를 ‘업무 속의 전략 기획’이라는 소주제로 글을 쓰고자 합니다. 그리고, 더불어 실제 전략 기획 업무를 사례를 가지고 나누고자 합니다.

2018년 첫 번째 주제는 ‘업무 속의 전략기획’ 중에서 우리가 회사에서 가장 많이 하는 업무 중 하나인 ‘회의’에 대한 내용입니다. 사람은 하루 평균 2,500번의 커뮤니케이션을 하면서 살아간다고 할 정도로 커뮤니케이션은 우리의 일상이 되었습니다.

그중에서도 ‘회의’는 회사 업무에서 빼놓을 수 없을 정도로 큰 비중을 차지하고 있습니다. 한국 생산성본부 설문조사 결과(’14.1월)를 보면, 업무 유형 중에서 ‘회의’가 전체 업무 중 약 16%를 차지한다고 합니다. ‘보고’를 ‘회의’로 포함할 때는 무려 28%에 달할 정도로 하루 일과 중 회의에 많은 시간을 빼앗기고 있습니다. 그래서, 효과적으로 회의하는 방법에 대해서는 많은 글이 올라와 있고, 각 기업은 불필요한 회의를 줄이고, 효율적인 회의 문화를 정착시키기 위해 지속적해서 활동 들을 시행하고 있습니다.

제가 알고 있는 “111”과 같은 대표적인 회의 문화 개선 캠페인도 있지만, 개인적으로 가장 쉽고, 재미있으면서 전체 문제를 잘 인식하고 있는 캠페인 시리즈가 있어 여러분께 공유하고자 합니다. 

※ 111 회의 문화: 회의 하루 전 회의자료 공유, 회의 시간은 1시간 이내, 회의록 1일 이내 배포

바로 아래 그림처럼 2017년에 대한상공회의소가 발표했던 ‘회의 문화 개선 시리즈’인데요. 카드 형식의 총 5개의 시리즈로 되어 있습니다. 

l 그림1. 대한상공회의소 회의문화 개선 시리즈 재구성 (출처: 대한상공회의소 홈페이지)

상세한 내용은 직접 여러분들이 대한상공회의소 홈페이지에서 보면 좋을 것 같습니다. 아래는 대한상공회의소에서 시리즈별로 의도하는 바를 요약한 내용을 그대로 발췌했습니다.

그런데요. 이런 회의 문화를 개선하는 캠페인은 넘쳐 나는 반면, 상대적으로 회의록에 대한 글은 적은 것 같습니다. 회의를 효과적으로 하는 것도 중요하지만 그 회의가 의미 있게 마무리되기 위해서는 반드시 회의록을 배포하고 회의에서 결정된 사항들이 회의에 참석하지 않은 이들에게도 전달되고, 또한 Follow-up 사항들이 있다면 소통의 막힘이 없이 전달되어 제대로 시행되어야 할 것입니다. 

그런 의미에서 저는 오늘 ‘의’가 아닌 ‘회의록’ 대한 내용을 이야기하려고 합니다. 좀 더 나아가 ‘회의록’을 어떻게 기록하는 것이 효과적이고, 회의록을 어떻게 활용하는 것이 과연 전략적인 것인가를 설명해 드리겠습니다.

‘회의’라는 단어의 익숙함으로 인해 여기까지만 읽으시고, ‘별 내용 없겠다.’라고 단언적으로 생각하실 분들도 있을 겁니다. 아니면, ‘나는 이미 잘하고 있지.’, ‘우리 일상이 회의인데…’ 등등 다양한 반응이 있을 거로 생각합니다. 그러나, 최소한 제가 만나 본 많은 분은 실제 제대로 회의록을 작성하지도 않고, 회의록을 제대로 활용하고 있지 않았습니다. 그냥 귀찮은 일 중의 하나로 여기는 분들이 많았습니다.

이 글을 통해 여러분들에게 회의록 작성의 ‘숨은 비법’이나 ‘정답’을 제시하고자 하는 것은 아닙니다. 다만, 이 글을 통해 제가 여러분들에게 기대하는 것은 이 글을 다 읽으신 후에 ‘아~ 올해는 내 일하는 방식을 바꿔볼까?’라고 생각하게끔 하는 것입니다. 회의록은 그 생각의 단초를 제공하기 위한 일종의 미끼라고 할 수 있겠습니다.

우리가 회사에서, 뉴스 기사에서, 유명한 강의를 통해서 “혁신”에 대한 이야기를 참 많이 듣게 됩니다. 그러나, 실제 현장에서 ‘혁신’은 이루어지지 않습니다. 왜냐면, 그 “혁신”을 만들어 내야 하는 사람들 스스로가 혁신하지 않기 때문입니다. 관리자들도 마찬가지입니다.

자신들의 ‘관리방식’ 이나 ‘생각’은 혁신하지 않은 채 부하 직원들에게 ‘혁신의 아이디어’와 ‘일하는 방식의 변화’를 요구하는 일이 빈번합니다. 특히, 오랫동안 자신의 방식을 만들고, 그 방식으로 수많은 성공을 이루어 냈었던 고참 선배들의 경우에는 더더욱 혁신하기 어려운 것 같습니다.

“정말 어려운 일은 새로운 생각을 떠올리는 것이 아니라 다른 이와 같은 방식으로 자란 사람들의 마음 구석구석까지 뿌리내린 낡은 생각에서 벗어나는 것이다.” – 존 메이너드 케인스(John Maynard Keynes) –

이 글이 2018년 여러분들의 ‘일하는 방식의 혁신’을 시작하게 만드는 단초가 되는 글이 되기를 희망하면서 본격적으로 ‘회의록’에 대한 이야기를 시작하겠습니다.

여러분들도 아시겠지만, 중요한 회의일수록 기록을 상세하게 남긴다는 사실을 알고 계실 겁니다. 특히, 재판과 같은 공적이면 발언자의 말 한마디 한마디를 놓치지 않고 기록해야 합니다. 그렇다면, 중요하지 않은 회의는 아예 기록을 남기지 않아도 될까요? 앞에서 대한상공회의소 회의문화 개선 시리즈로 이미 의미 전달은 되었겠지만, 중요하지 않은 회의는 하지 말아야 합니다. 중요하지 않는데 굳이 모일 필요가 없는 것이죠. 그래서, 회의한다는 것은 최소한 중요한 내용, 즉 중요한 Agenda가 있다고 가정하겠습니다.

그렇다면, 기본적으로 모든 회의는 회의록을 기록해야 하는 법입니다. 물론, 그 중요성의 경중에 따라, 그리고 참석자의 레벨, 회의 유형 등 다양한 환경적 요소를 고려해 적절하게 회의록의 수위를 정하고 작성해야 합니다.

“정말 중요한 회의라면, 회의 내용을 녹음해라. 단, 반드시 공지해라.”

기업의 CEO들이 참석하는 회의의 경우, 녹음하는 경우가 많습니다. 왜냐하면, 대부분 사람은 자신들이 듣고자 하는 데로 생각하는 경향이 있습니다. 화자는 분명히 ‘A’라고 언급하였는데, 어떤 사람은 이를 그대로 ‘A’라고 듣는 사람이 있는가 하면, 어떤 사람은 ‘B’로 듣고, 또 어떤 사람은 ‘C’로 듣는 예도 있습니다. 아마도 이런 경험은 모두 해 보셨을 겁니다. 그래서, 반복 청취를 통해서 최대한 중립적인 마인드로 화자의 말을 기록하고자 함입니다.

두 번째는 화자의 말을 한 자도 놓치지 않기 위해 녹음을 합니다. 사람이 회의 시간 내내 집중한다는 것은 쉽지가 않습니다. 특히, 회의록만을 전문적으로 작성하는 사람이 아니라면 중요한 내용을 놓칠 가능성은 존재하기 마련입니다. 그래서, 그런 경우, 회의록 내용 검증을 위해 녹음된 기록을 청취해 보는 것입니다. 물론, 녹음된 파일은 최종 회의록이 작성되면 삭제하는 것이 원칙입니다.

그리고, 녹음해야 할 경우, 이에 대해 사전고지를 하는 것이 좋습니다. 물론, 때에 따라서, 녹음한다는 것을 사전고지 할 경우, 이를 거부하는 경우가 예상되거나 회의 시 의견을 자유롭게 제시하는 데 걸림돌로 작용할 것으로 예상할 수 있습니다. 그러나, 이런 경우라 할지라도 최소한 실무진 선이라도 사전고지를 해서 녹음 파일이 존재한다는 것을 공개해야 합니다.

또한, 필요에 따라 회의록에 이를 기술해야 합니다. “녹음 파일을 근거로 검증이 이뤄졌으며, 회의록 작성 후 녹음 파일을 삭제하였습니다” 정도의 문구가 삽입되면 좋을 듯합니다.

녹음할 정도의 회의라면, 회의록에 회의 내용을 상세하게 적어주는 것이 중요합니다. 특히, 그 말을 누가 했는지도 함께 작성돼야 합니다. 흔한 경우는 아니지만, 회의 내용이 너무 많거나 발언자가 너무 많은 경우, 녹음 파일을 삭제하지 않고, 회의록을 배포할 때 함께 배포하는 때도 있습니다. 상황에 따라 대처하시면 될 것 같습니다. 다만, 공유하지 않을 거면 반드시 삭제해야 합니다. 

“회의록 양식과 작성 방법”

여러분은 회의록을 어떻게 작성하나요? 제가 주위에서 가장 많이 봐 왔고, 일반적으로 많이 쓰이는 회의록 양식을 아래 [양식1]과 같이 작성해 보았습니다. 어떤가요? 대부분 이렇게 작성하나요?

l 양식1. 약식 회의록 양식

실제 회의록을 잘 활용하기 위해서 단순히 회의록을 작성하는 법만 중요한 게 아니고, 전략적으로 어떻게 회의를 준비하고 커뮤니케이션할 지 고민하는 것이 중요합니다. 제가 가장 걱정하는 것은 보고서를 잘 만드는 방법을 강의한다고 하면, 대부분 사람은 그 안의 Contents를 만들어 내기 위한 준비와 생각(방법론)에는 별로 관심이 없고, 오로지 그 보고서(문서 양식) 형식에만 관심을 끌게 되는데요.

이번 회의록 글에서도 회의록을 전략적으로 활용하기 위한 의미와 방법론보다는 오로지 위에서 언급된 두 개의 양식의 형식처럼 회의록만 쓰면 모든 게 OK라고 생각하지 않을까 염려가 됩니다.

아마도 ‘회의’가 회사 내에서 핵심 커뮤니케이션의 수단이기 때문에, 그리고 모든 기업이 그것을 알고 있으므로 캠페인 활동을 통해 효과적인 회의 문화가 상당 부분 정착되어 있을 거로 생각합니다. 그리고, 그에 따라 회의록 작성도 제가 염려하는 것이 무색할 정도로 잘 작성하고 잘 활용하고 계실 수도 있습니다.

그러나, 역설적으로 ‘회의’가 핵심이면서 너무 일상적인 활동이 되어 버렸기 때문에 캠페인의 효과는 금방 없어지고, 회의록 작성은 결국 귀찮은 일로 전락하여 있을 수도 있습니다.

혹시, 여러분의 회사가 또는 여러분 스스로가 회의록을 기반으로 제대로 된 커뮤니케이션을 하고 있지 않다고 생각된다면, 지금부터 회의록을 빠뜨리지 말고 작성하는 것부터 시작해 보시기 바랍니다. 단 한 줄의 회의록이라도 작성하신다면, 그것이 2018년 여러분의 일하는 방식 변화의 첫걸음이 될 것이기 때문입니다.

글 l LG CNS 홍보팀

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