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누구나 전략 기획 고수가 될 수 있다 “업무 속의 전략 기획” ① 전략적 회의록 작성

2018.01.26 09:30



2017년에는 ‘전략 기획 역량’, ‘문제해결 프로세스’, ‘문서 작성’ 등 ‘전략 기획 고수’가 되기 위한 기본적인 역량에 대한 설명에 집중했습니다.


2018년에는 두 가지 방향으로 글을 확장하고자 합니다. 첫 번째는 작년에 이어 전략 기획의 기본적인 역량을 마무리하고자 합니다. 두 번째는 우리가 회사 업무를 보면서 부딪히는 수많은 일 중에 전략적으로 접근해야 하는 일이나 커뮤니케이션이 존재합니다. 이를 ‘업무 속의 전략 기획’이라는 소주제로 글을 쓰고자 합니다. 그리고, 더불어 실제 전략 기획 업무를 사례를 가지고 나누고자 합니다.



2018년 첫 번째 주제는 ‘업무 속의 전략기획’ 중에서 우리가 회사에서 가장 많이 하는 업무 중 하나인 ‘회의’에 대한 내용입니다. 사람은 하루 평균 2,500번의 커뮤니케이션을 하면서 살아간다고 할 정도로 커뮤니케이션은 우리의 일상이 되었습니다.


그중에서도 ‘회의’는 회사 업무에서 빼놓을 수 없을 정도로 큰 비중을 차지하고 있습니다. 한국 생산성본부 설문조사 결과(’14.1월)를 보면, 업무 유형 중에서 ‘회의’가 전체 업무 중 약 16%를 차지한다고 합니다. ‘보고’를 ‘회의’로 포함할 때는 무려 28%에 달할 정도로 하루 일과 중 회의에 많은 시간을 빼앗기고 있습니다. 그래서, 효과적으로 회의하는 방법에 대해서는 많은 글이 올라와 있고, 각 기업은 불필요한 회의를 줄이고, 효율적인 회의 문화를 정착시키기 위해 지속적해서 활동 들을 시행하고 있습니다.


제가 알고 있는 “111”과 같은 대표적인 회의 문화 개선 캠페인도 있지만, 개인적으로 가장 쉽고, 재미있으면서 전체 문제를 잘 인식하고 있는 캠페인 시리즈가 있어 여러분께 공유하고자 합니다. 

※ 111 회의 문화: 회의 하루 전 회의자료 공유, 회의 시간은 1시간 이내, 회의록 1일 이내 배포


바로 아래 그림처럼 2017년에 대한상공회의소가 발표했던 ‘회의 문화 개선 시리즈’인데요. 카드 형식의 총 5개의 시리즈로 되어 있습니다. 


l 그림1. 대한상공회의소 회의문화 개선 시리즈 재구성 (출처: 대한상공회의소 홈페이지)


상세한 내용은 직접 여러분들이 대한상공회의소 홈페이지에서 보면 좋을 것 같습니다. 아래는 대한상공회의소에서 시리즈별로 의도하는 바를 요약한 내용을 그대로 발췌했습니다.



제1편. 내가 언제부터 회의 중독자가 됐지?: 가상의 회의중독자 사례를 통해 전체 회의 중 49%를 차지하는 불필요한 회의에 대해 짚어보는 내용 


제2편. 당신의 회의는 애빌린으로 가고 있지 않나요?: ‘애빌린의 역설’이란 일화를 통해 혁신 없는 회의의 원인과 문제점을 살펴보는 내용으로 여기서, 애빌린의 역설이란 모든 구성원이 원하지 않는 결정임에도 모두가 동의하는 현상을 일컬음


제3편. 당신은 ‘리더’인가요? ‘보스’인가요?: 리더는 없고 보스만 있는 권위적 회의 문화에 대해 살펴보았으며, 특히, 직원의 침묵에 답답함을 호소하는 상사들은 자신의 소통방식이 직원들을 그렇게 만든 것은 아닌지 돌아보았으면 함


제4편. 우리 회사에 #프로 침묵러 있어요: 회의 때 리더가 발언을 독점하는 원인을 근본적으로 해결하자는 내용으로 일반적으로 리더의 독단으로 직원들이 침묵하는 경우가 많지만, 고민 없이 참석하는 직원들 때문에 리더가 발언을 독점하게 되는 경우도 있음. 직원들 스스로 ‘오페라의 관객’이 아닌 ‘오케스트라의 일원’임을 자각하고 회의에 적극적으로 참여할 필요가 있다는 내용임


제5편. 결론 없는 회의 Special: 대한상의 조사 결과, 국내기업 회의의 절반 이상(55.2%)은 ‘명확한 결론 없이 흐지부지 끝나는’ 것으로 나타났다. 실행 가능성이 낮은 결론을 내거나(53.9%) 최적의 결론을 도출하지 못하는 회의(42.1%)도 많았다. 이에 많은 직장인이 ‘회의=시간낭비’로 인식하고 이것이 기존 회의의 성과를 더 떨어뜨리는 악순환을 낳고 있다. 결국, 성과 없는 무의미한 회의 관행을 확 바꿔 보자는 취지의 내용임


그런데요. 이런 회의 문화를 개선하는 캠페인은 넘쳐 나는 반면, 상대적으로 회의록에 대한 글은 적은 것 같습니다. 회의를 효과적으로 하는 것도 중요하지만 그 회의가 의미 있게 마무리되기 위해서는 반드시 회의록을 배포하고 회의에서 결정된 사항들이 회의에 참석하지 않은 이들에게도 전달되고, 또한 Follow-up 사항들이 있다면 소통의 막힘이 없이 전달되어 제대로 시행되어야 할 것입니다. 


그런 의미에서 저는 오늘 ‘의’가 아닌 ‘회의록’ 대한 내용을 이야기하려고 합니다. 좀 더 나아가 ‘회의록’을 어떻게 기록하는 것이 효과적이고, 회의록을 어떻게 활용하는 것이 과연 전략적인 것인가를 설명해 드리겠습니다.


‘회의’라는 단어의 익숙함으로 인해 여기까지만 읽으시고, ‘별 내용 없겠다.’라고 단언적으로 생각하실 분들도 있을 겁니다. 아니면, ‘나는 이미 잘하고 있지.’, ‘우리 일상이 회의인데…’ 등등 다양한 반응이 있을 거로 생각합니다. 그러나, 최소한 제가 만나 본 많은 분은 실제 제대로 회의록을 작성하지도 않고, 회의록을 제대로 활용하고 있지 않았습니다. 그냥 귀찮은 일 중의 하나로 여기는 분들이 많았습니다.


이 글을 통해 여러분들에게 회의록 작성의 ‘숨은 비법’이나 ‘정답’을 제시하고자 하는 것은 아닙니다. 다만, 이 글을 통해 제가 여러분들에게 기대하는 것은 이 글을 다 읽으신 후에 ‘아~ 올해는 내 일하는 방식을 바꿔볼까?’라고 생각하게끔 하는 것입니다. 회의록은 그 생각의 단초를 제공하기 위한 일종의 미끼라고 할 수 있겠습니다.



우리가 회사에서, 뉴스 기사에서, 유명한 강의를 통해서 “혁신”에 대한 이야기를 참 많이 듣게 됩니다. 그러나, 실제 현장에서 ‘혁신’은 이루어지지 않습니다. 왜냐면, 그 “혁신”을 만들어 내야 하는 사람들 스스로가 혁신하지 않기 때문입니다. 관리자들도 마찬가지입니다.


자신들의 ‘관리방식’ 이나 ‘생각’은 혁신하지 않은 채 부하 직원들에게 ‘혁신의 아이디어’와 ‘일하는 방식의 변화’를 요구하는 일이 빈번합니다. 특히, 오랫동안 자신의 방식을 만들고, 그 방식으로 수많은 성공을 이루어 냈었던 고참 선배들의 경우에는 더더욱 혁신하기 어려운 것 같습니다.


정말 어려운 일은 새로운 생각을 떠올리는 것이 아니라 다른 이와 같은 방식으로 자란 사람들의 마음 구석구석까지 뿌리내린 낡은 생각에서 벗어나는 것이다.” – 존 메이너드 케인스(John Maynard Keynes) –


이 글이 2018년 여러분들의 ‘일하는 방식의 혁신’을 시작하게 만드는 단초가 되는 글이 되기를 희망하면서 본격적으로 ‘회의록’에 대한 이야기를 시작하겠습니다.


여러분들도 아시겠지만, 중요한 회의일수록 기록을 상세하게 남긴다는 사실을 알고 계실 겁니다. 특히, 재판과 같은 공적이면 발언자의 말 한마디 한마디를 놓치지 않고 기록해야 합니다. 그렇다면, 중요하지 않은 회의는 아예 기록을 남기지 않아도 될까요? 앞에서 대한상공회의소 회의문화 개선 시리즈로 이미 의미 전달은 되었겠지만, 중요하지 않은 회의는 하지 말아야 합니다. 중요하지 않는데 굳이 모일 필요가 없는 것이죠. 그래서, 회의한다는 것은 최소한 중요한 내용, 즉 중요한 Agenda가 있다고 가정하겠습니다.


그렇다면, 기본적으로 모든 회의는 회의록을 기록해야 하는 법입니다. 물론, 그 중요성의 경중에 따라, 그리고 참석자의 레벨, 회의 유형 등 다양한 환경적 요소를 고려해 적절하게 회의록의 수위를 정하고 작성해야 합니다.


“정말 중요한 회의라면, 회의 내용을 녹음해라. 단, 반드시 공지해라.”

기업의 CEO들이 참석하는 회의의 경우, 녹음하는 경우가 많습니다. 왜냐하면, 대부분 사람은 자신들이 듣고자 하는 데로 생각하는 경향이 있습니다. 화자는 분명히 ‘A’라고 언급하였는데, 어떤 사람은 이를 그대로 ‘A’라고 듣는 사람이 있는가 하면, 어떤 사람은 ‘B’로 듣고, 또 어떤 사람은 ‘C’로 듣는 예도 있습니다. 아마도 이런 경험은 모두 해 보셨을 겁니다. 그래서, 반복 청취를 통해서 최대한 중립적인 마인드로 화자의 말을 기록하고자 함입니다.



두 번째는 화자의 말을 한 자도 놓치지 않기 위해 녹음을 합니다. 사람이 회의 시간 내내 집중한다는 것은 쉽지가 않습니다. 특히, 회의록만을 전문적으로 작성하는 사람이 아니라면 중요한 내용을 놓칠 가능성은 존재하기 마련입니다. 그래서, 그런 경우, 회의록 내용 검증을 위해 녹음된 기록을 청취해 보는 것입니다. 물론, 녹음된 파일은 최종 회의록이 작성되면 삭제하는 것이 원칙입니다.


그리고, 녹음해야 할 경우, 이에 대해 사전고지를 하는 것이 좋습니다. 물론, 때에 따라서, 녹음한다는 것을 사전고지 할 경우, 이를 거부하는 경우가 예상되거나 회의 시 의견을 자유롭게 제시하는 데 걸림돌로 작용할 것으로 예상할 수 있습니다. 그러나, 이런 경우라 할지라도 최소한 실무진 선이라도 사전고지를 해서 녹음 파일이 존재한다는 것을 공개해야 합니다.


또한, 필요에 따라 회의록에 이를 기술해야 합니다. “녹음 파일을 근거로 검증이 이뤄졌으며, 회의록 작성 후 녹음 파일을 삭제하였습니다” 정도의 문구가 삽입되면 좋을 듯합니다.


녹음할 정도의 회의라면, 회의록에 회의 내용을 상세하게 적어주는 것이 중요합니다. 특히, 그 말을 누가 했는지도 함께 작성돼야 합니다. 흔한 경우는 아니지만, 회의 내용이 너무 많거나 발언자가 너무 많은 경우, 녹음 파일을 삭제하지 않고, 회의록을 배포할 때 함께 배포하는 때도 있습니다. 상황에 따라 대처하시면 될 것 같습니다. 다만, 공유하지 않을 거면 반드시 삭제해야 합니다. 


“회의록 양식과 작성 방법”

여러분은 회의록을 어떻게 작성하나요? 제가 주위에서 가장 많이 봐 왔고, 일반적으로 많이 쓰이는 회의록 양식을 아래 [양식1]과 같이 작성해 보았습니다. 어떤가요? 대부분 이렇게 작성하나요?


l 양식1. 약식 회의록 양식


제가 최근에 받았던 회의록들도 대부분 [양식1]과 같은 형식이었습니다. 그런데, 사실 [양식1]처럼 작성해도 괜찮습니다. ‘누가 회의록을 이렇게 썼냐?’며 딴지 거는 분들은 없다는 의미입니다. 걱정스러운 사실은 이렇게도 회의록을 작성하지 않는 회의가 많다는 겁니다. 필자도 이 글을 쓰면서 단 한 줄을 작성하더라도 단 한 건의 회의록도 빠뜨리지 않고 작성하겠다고 다짐해 봅니다.

혹시, [양식1]과 같은 회의록은 잘못되었다고 오해하실까 봐 말씀드리면, 필자는 [양식1]과 같은 회의록 작성도 권장합니다. 딱 한 줄을 쓰더라도 회의록을 작성하는 습관을 지니는 것이 중요하기 때문입니다.

그럼, 보다 전략적이고, 더욱 정확한 의미 전달이 가능한 회의록을 작성하고자 한다면 어떻게 해야 할까요? [양식1]처럼 약식 회의록에 머무르지 않고 회의의 목적과 상황에 맞게 회의록을 기록하되, 작성자의 의도와 공유받는 사람들의 상황까지 고려해서 작성되어야 합니다. 실제 업무 현장에서는 정말 다양한 상황의 회의가 존재합니다. 

그러나, 이 글에서 그 모든 상황을 다루기보다는 ‘어떻게 하는 것이 전략적인 커뮤니케이션을 할 수 있는가?’를 이해할 수 있을 정도의 내용만 간략히 설명하고자 합니다.

제가 추천하는 회의록 양식은 아래 [양식2]와 같습니다. (실제 회의록 양식을 첨부하였으니 다운로드 받으셔서 사용해 보시기 바랍니다) 

l 양식2. 추천 회의록 양식


[양식2]에 다른 색으로 표시된 ‘회의 내용 요약’은 사실 C-Level이나 임원분들에게 공유되는 회의록일 때에만 작성합니다. 이때, ‘회의 내용 상세; 작성은 필수입니다. 이것은 단순히 회의록에만 국한되지는 않습니다.

일반적으로 C-Level에게 보고하는 경우라면 맨 첫 장에 오늘 보고의 핵심 내용이 무엇인지를 먼저 간략히 요약(Executive Summary)한 후에 상세 설명을 하는 것이 좋습니다. 회의록도 마찬가지입니다. 핵심 내용 중심으로 간략하게 작성을 합니다.

만약, 읽는 분이 회의 상세 내용을 알고자 한다면, 아래 ‘회의 상세 내용’을 찾아서 읽어 보면 됩니다. 예를 들어, 두 회사의 Top Management(CEO)가 만나서 회의를 했다고 가정할 때, 양 CEO께 전달되는 회의록에는 ‘핵심 내용 요약'이 맨 먼저 작성되어 있어야 합니다.

‘보고서’든 ‘회의록’이든 결국은 커뮤니케이션을 목적으로 하기 때문에 작성자의 의도(전략)이 반드시 담겨 있어야 합니다. 그러나, 상대적으로 반드시 그것을 읽는 상대방의 시선에서 작성되어 있어야 합니다.

동일한 맥락에서 ‘주요 의사결정 사항’, ‘Action Items’를 ‘회의 내용 상세’와 분리해서 작성함으로써 회의록을 읽는 사람들이 중요한 사항들을 놓치지 않도록 배려하는 것이 중요합니다.

‘주요 의사결정 사항’에서는 회사 중에 결론이 난 사항도 포함하여 작성합니다. 만일, [양식2]와 같은 회의록이 보편화 된다면, 회의록을 전달받은 사람들은 시간이 없는 경우 ‘주요 의사결정 사항’과 ‘Action Items’이라도 읽어 자신들이 반드시 알아야 하거나 Follow-up 해야 할 내용을 빠뜨리지 않게 될 것입니다.

그리고, 필자가 작성한 [양식2]의 작성 순서와 달리 “주요 의사결정 사항”이나 “Action Items”를 회의내용 요약 앞에 위치해도 좋습니다. 결국은 중요한 것을 먼저 읽게 하는 것이 중요하기 때문입니다. 또한, 회의록 작성을 위의 [양식2]의 틀에 반드시 끼워 맞추기보다 상황에 따라 어떤 항목은 삭제하거나, 또 필요한 항목은 추가해서 작성해도 무방합니다.


단, 그런데도 회의 내용상에서 중요한 내용은 폰트의 색상이나 굵기를 다르게 해서 한눈에 들어오도록 배려해야 합니다. 작성할 때 폰트의 색상이나 굵기를 다르게 하는 일이 다소 귀찮을 수도 있겠지만, 그 작은 배려가 공유받는 많은 이들에게 정확한 커뮤니케이션(기억에 각인시키는 효과)을 가능하게 하여 실패 비용을 최소화하게 되는 것입니다.

이제 회의록을 어떻게 작성하는 것이 좋은지에 대해서 어느 정도 아셨을 것으로 생각합니다. 마지막으로 회의록이 어떤 의미이며, 어떻게 활용되어야 전략적인지에 대해 설명해 드리겠습니다.

“정확한 회의록 작성을 위해 반드시 검증되어야 함”
회의록은 본 글의 서두에서도 잠깐 언급을 하였지만, 커뮤니케이션을 더욱 명확히 하기 위해서 작성됩니다. 즉, 회의에 참석한 사람이나 또는 회의에 참석하지 않았지만, 회의 내용을 숙지해야 하는 사람들에게 회의 내용을 정확하게 전달하기 위해 작성됩니다. 그래서, 중요한 회의록의 경우 반드시 회의록을 작성한 사람은 배포 시에 작성된 회의록 내용에 잘못된 내용이 있다면 피드백을 줄 것으로 공지해야 합니다. 물론, 일정 기간 피드백이 없다면 작성된 내용을 합의한 것으로 생각하면 되겠습니다.

필자의 경험을 비추어 볼 때, 회사 대 회사의 CEO 또는 CFO급이 참석한 중요한 비즈니스 회의였을 경우, 최종 회의록을 배포하기 전에 양사의 실무진 간에 회의록 검증을 완료한 후에 배포합니다. 작성 상의 오류를 최소화하기 위한 조치입니다.

“회의록 = 업무 지시서”
두 번째로 회의록은 업무 지시서의 성격을 내포하고 있습니다. 일반적으로 회사 내에서 실무자 간 회의가 아니고, 팀장과 팀원 간 회의, 아니면 임원급이 참여한 회의일 경우에는 대부분 팀장이나 임원으로부터 회의를 통해 업무 지시가 내려가게 됩니다. 물론, 이 경우 회의에 참석한 인원들에게 대부분 지시를 하지만 회의에 참석하지 않은 인원에게 지시하는 경우도 있습니다. 그래서, 회의록은 업무 지시서의 성격을 포함하고 있는 것입니다.

그렇다면, 업무 지시는 명확하게 분리해서 작성되어야 합니다. 특히, 언제까지(Due date), 누가(담당자), 무엇을(업무) 해야 하는지가 빠짐없이 작성되어야 합니다. 만약, 명확한 Due date의 지시가 없었다면, 회의록 작성자가 회의 시 분위기와 지시 내용을 감안해서 ‘일주일 이내’, ‘3일 이내’와 같이 적당한 시기를 임의로 작성하던지 아니면 ASAP으로 표현하는 것이 좋겠습니다.

“회의의 시작은 지난 의사결정을 공유하는 것으로 시작되어야 함”
세 번째로 이전 회의록은 다음 회의 시작 Agenda로 활용되어야 합니다. 정기적인 회의이거나 이전 회의에 연속성을 가지고 있는 회의가 있다면 이전 회의록에 작성된 ‘의사결정 사항’을 회의 시작 전에 Remind 차원에서 언급하는 것이 효과적인 회의를 위해 좋습니다. 

특히, 모두가 바쁘게 업무를 처리하기 때문에 지난 회의와의 시간 차이가 길다면 지난 시간에 결정된 사안을 잊어버리는 경우가 있습니다. 이 경우, 지난 의사결정과 다른 의사결정을 해서 업무의 혼선을 줄 수 있으므로 가급적 사전 Review를 통해 지난 회의에서 의사결정 되었던 주요 사항들을 공유할 것을 권합니다. 만약, 지난 회의 시에 이번 회의까지 지시한 내용이 있다면 이 내용도 함께 회의 시작 전에 공유되어야 합니다.

“회의록 작성의 임무는 정확한 배포까지”
네 번째는 회의록을 참석자들에게 이메일로 보내고 배포가 끝났다고 생각하지 말라는 겁니다. 앞서 언급한 것처럼 회의록은 업무 지시서의 역할도 하고 있기 때문에 가급적 업무 지시가 있다면 각 담당자에게 개별적으로 해당 내용을 정확히 알고 있는지 확인하는 것이 필요합니다.

더군다나, 담당자가 회의에 참석하지 않았을 경우라면 더더욱 이메일로 회의록만 보내지 말고, 전화 또는 대면해서 회의 분위기, 회의 내용 요약과 함께 업무 지시사항을 전달하는 것이 중요합니다. 어떤 상황에서 이러한 지시가 나왔는지를 담당자가 정확히 이해해야 지시자의 의도에 벗어나지 않고 업무를 수행할 수 있을 겁니다.


실제 회의록을 잘 활용하기 위해서 단순히 회의록을 작성하는 법만 중요한 게 아니고, 전략적으로 어떻게 회의를 준비하고 커뮤니케이션할 지 고민하는 것이 중요합니다. 제가 가장 걱정하는 것은 보고서를 잘 만드는 방법을 강의한다고 하면, 대부분 사람은 그 안의 Contents를 만들어 내기 위한 준비와 생각(방법론)에는 별로 관심이 없고, 오로지 그 보고서(문서 양식) 형식에만 관심을 끌게 되는데요.


이번 회의록 글에서도 회의록을 전략적으로 활용하기 위한 의미와 방법론보다는 오로지 위에서 언급된 두 개의 양식의 형식처럼 회의록만 쓰면 모든 게 OK라고 생각하지 않을까 염려가 됩니다.


아마도 ‘회의’가 회사 내에서 핵심 커뮤니케이션의 수단이기 때문에, 그리고 모든 기업이 그것을 알고 있으므로 캠페인 활동을 통해 효과적인 회의 문화가 상당 부분 정착되어 있을 거로 생각합니다. 그리고, 그에 따라 회의록 작성도 제가 염려하는 것이 무색할 정도로 잘 작성하고 잘 활용하고 계실 수도 있습니다.


그러나, 역설적으로 ‘회의’가 핵심이면서 너무 일상적인 활동이 되어 버렸기 때문에 캠페인의 효과는 금방 없어지고, 회의록 작성은 결국 귀찮은 일로 전락하여 있을 수도 있습니다.


혹시, 여러분의 회사가 또는 여러분 스스로가 회의록을 기반으로 제대로 된 커뮤니케이션을 하고 있지 않다고 생각된다면, 지금부터 회의록을 빠뜨리지 말고 작성하는 것부터 시작해 보시기 바랍니다. 단 한 줄의 회의록이라도 작성하신다면, 그것이 2018년 여러분의 일하는 방식 변화의 첫걸음이 될 것이기 때문입니다.



글 l 김영주 책임 l LG CNS 블로거 



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Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS
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