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누구나 전략 기획 고수가 될 수 있다 - 문서작성 훈련법

2016.12.16 09:30


지난 9편에서 창의적 기법의 두 번째로 세 가지 내용을 이야기했습니다. 첫 번째는 ‘정답’을 배우는 우리나라와 달리 어려서부터 자신의 생각을 하고, 이를 다른 이들에게 전달하는 유대인의 ‘토론’ 교육을 말씀드렸습니다. 두 번째는 일본 장난감 디자이너의 창의적 발상 노하우 ‘시리토리 게임’에 대해 이야기했습니다. 그리고, 마지막으로 수평적 사고로 유명한 ‘에드워드 드 보노(Edward de Bono)’의 ‘Six Thinking Hats Canvas’를 설명드렸습니다. 


● [9편] 창의적 사고 기법 #2 http://blog.lgcns.com/1267


오늘은 8편에 이어 커뮤니케이션 세 번째 이야기로 평상시에 문서작성을 잘 할 수 있게 도와주는 훈련법에 대한 이야기를 나누려고 합니다. 얼마 전에도 문서 작성에 대한 이야기를 사석에서 회사 동료들과 하였는데요. 여전히 문서 작성이 파워포인트 문서를 잘 만드는 것으로 오해하는 분들이 많은 것 같았습니다. 전혀 다른 이야기도 아니지만 맞는 내용도 아닙니다.



지난 편에서 제가 유대인에 대한 이야기를 언급했는데요. 오늘도 이 이야기를 인용해야 할 것 같습니다. ‘예시바’라는 도서관에서 토론을 하는 유대인을 떠 올려 보시기 바랍니다. 이들이 토론을 하기 위해서는 먼저 자신의 생각을 정리해야 합니다. 그리고, 상대방에게 자신의 생각을 잘 전달해야 할 것입니다.


만약, 자신의 생각을 머릿속으로 정리하고서, “아~ 내가 어떻게 이런 대견한 생각을 해냈지? 난 역시 대단해! 빨리 상대방에게 내 생각을 이야기해 줘야지…”라고 너무 흐뭇한 표정으로 자신의 생각을 상대방에게 이야기했는데, 상대방의 얼굴은 “도대체 너는 무슨 이야기를 하고 싶은 거니?”라는 표정이라면 어떨까요?



아무리 훌륭한 생각을 하더라도 이를 제대로 전달하지 못한다면, 그 생각은 너무나도 무의미하게 될 것입니다. 그런 맥락에서 보면, 토론이라는 것은 “생각”의 훈련과 “커뮤니케이션(전달)”의 훈련을 동시에 할 수 있는 좋은 방법인 것 같습니다. 


어찌 되었든, 문서 작성은 ‘생각’과 ‘전달’에서 ‘전달’에 해당하는 역량인데요. 전달을 잘 하는 그 이면에는 ‘생각’을 잘 해야 한다는 전제가 있습니다. 정말 말도 안 되는 내용을 잘 전달하는 것은 사기 치는 것과 같기 때문입니다. 그래서, 문서작성을 잘 하기 위해서는 반드시 그 내용(생각, 콘텐츠) 또한 잘 만들어 내야 합니다. 


 시각적 효과를 잘 표현하는 훈련법


“많이 보고, 생각하고, 분석하고, 따라 해 봐라”


오늘은 주로 제 경험을 기반으로 설명을 드리고자 합니다. 첫 번째로 ‘시각적 효과를 잘 표현하는 훈련법’에 대해 말씀 드리겠습니다. 시각적 효과라는 것은 ‘글꼴’, ‘색상’, ‘레이아웃’, ‘이미지’, ‘차트’와 같은 것들을 의미합니다. 보통 이러한 것들이 나열되면 우리는 흔히 ‘그래픽 디자이너’를 떠 올리게 됩니다. 


그러나, 문서를 작성할 때마다 디자이너를 투입한다면 그 비용은 감당하기 어려울 것입니다. 또한, 문서의 종류에 따라 ‘그래픽 디자이너’ 수준의 시각적 표현을 필요로 하는 경우도 있지만, 대부분 그 정도의 수준은 필요하지 않습니다. 다만, 전달하고자 하는 내용이 쉽고, 간결하고, 직관적으로 표현되어 피 보고자가 짧은 시간에 질문을 하지 않더라도 쉽게 이해할 수 있어야 합니다.



사실 현장에 가 보면, 많은 경영진들이 시각적 표현을 좋아하지 않는 경향이 많습니다. 왜냐하면, ‘내용의 품질’ 보다는 ‘시각적 표현’에 더 많은 시간을 할애하는 보고서가 많기 때문입니다. 


그러나, 실제로 시각적 표현이 익숙해지면, 그분들이 생각하는 것보다는 상당히 많은 시간이 절약되면서도, 피 보고자가 내용을 빨리 이해할 수 있기 때문에 전체적인 효과 측면에서는 의미가 있다고 생각합니다. 다만, 너무 과한 시각적 표현은 피하는 것이 좋으며, 문서의 용도와 종류에 따라 적절하게 사용하는 것이 좋을 것입니다. 


그렇다면, 평상시에 어떻게 시각적 표현을 잘 할 수 있도록 훈련할 수 있을까요? 


필자의 경우, 대학과 대학원에서 ‘기계’를 전공한 소위 ‘공돌이’이기 때문에 디자인 감각이 일반인들과 똑같다고 보시면 될 것 같습니다. 다만, 평소의 습관들 때문에 '그래픽 디자이너'처럼 전문가 수준은 아니라 하더라도 일반인들보다는 더 나은 감각을 가질 수 있었다고 생각합니다. 저는 평소에 ‘벤치마킹’을 많이 하고, 따라해 보고, 생각해 보는 방식을 활용했습니다. 


사실 우리가 흔히 많이 접할 수 있는 BP(Best Practice) 사례들은 많습니다. 신문, 잡지, 브로슈어, 책, 포스터들이 대표적인 것들입니다. 이러한 것들은 대부분 전문가들의 작업에 의해 출시되기 때문에 시각적 효과를 아주 훌륭하게 표현한 사례라 하겠습니다. 


특히, 포스터나 브로슈어의 경우 한 장 또는 몇 장 되지 않는 페이지를 통해 핵심 메시지를 이해하기 쉽게 전달해야 하기 때문에 우리가 벤치마킹 대상으로 삼기에 충분한 것입니다. 


그러나, 우리는 이런 것들을 내용만 읽고, 그 내용이 어떻게 표현되어 있는지, 어떤 시각적 표현이 사용되었는지, 그리고 그 표현들이 내가 더 쉽게 이해할 수 있도록 도와주었는지(핵심 메시지가 잘 전달되는지), 아니면 내용을 더 거슬리게 했는지(전달하고자 하는 메시지가 뭔지 잘 드러나지 않는지), 너무 과한 것처럼 보이지는 않았는지 등을 잘 생각해 보지는 않는 것 같습니다. 


l 시각적 효과가 잘 표현된 사례들 – 포스터, 잡지, 신문, 리서치 보고서 등


그러나, 저의 경우에는 글꼴은 몇 가지를 사용했는지, 색상 배치는 어떻게 조합하는 게 촌스럽지 않은지, 강조하고자 하는 문장은 어떤 방식으로 표현하는지, 차트는 어떻게 표현하는 것이 가독성이 좋은지 등을 꼼꼼하게 쳐다봅니다. 그리고, 다음 문서 작성 시에 가능하면 비슷하게 만들어 봅니다. 


똑같은 내용을 가지고(일부 과장된 부분도 있겠지만) 글꼴, 색상, 차트, 핵심 메시지 등을 다르게 표현했을 때 어떻게 다른지 아래와 같이 작성해 보았습니다. 



왼쪽의 사례처럼, 중요하지 않는 막대그래프에 서로 어울리지도 않는 여러 가지 색상을 사용한 부분이나(과도한 색상 사용), 모든 정보를 모두 담으려고 막대그래프의 숫자까지 모두 기술해 넣어 집중이 되지 않는 점(과도한 콘텐츠 기술) 등이 좋지 않은 표현 방식이라 하겠습니다.


반면에 오른쪽의 경우에는 핵심 메시지인 “성장률 하락”에 초점을 맞추어 작성된 차트로, 메시지가 명확히 전달될 수 있도록 핵심 메시지와 관련된 내용만 붉은색으로 표현되었습니다. 그리고, 이러한 표현을 하는데 있어서 여러분들이 익숙해진다면 왼쪽과 동일한 작업 시간에 오른쪽과 같이 표현할 수 있게 되므로 불필요한 시간 낭비를 하지 않게 됩니다.


아래와 같이 표 형식으로 작성할 경우에도 그냥 평범하게 작성하는 것보다는 오른쪽과 같이 전달하고자 하는 핵심 메시지를 명확히 표현해 주는 것이 가독성을 높여 주는 방법입니다.



결론적으로 말씀드리면, 우리가 흔히 접할 수 있는 수많은 BP 사례들을 그냥 넘기지 마시고, 좋은 표현들은 문서 작성 시에 직접 활용해 보시기 바랍니다. 꼭 파워포인트를 작성할 때뿐만 아니라 워드나 엑셀을 사용하실 때에도 다른 이들에게 공유하는 자료라면 시각적으로 어떻게 표현하는 것이 좋은지 생각해 보시고 작성하는 것이 좋습니다.


마지막으로 글꼴에 대한 이야기를 하고, ‘시각적 효과를 잘 표현하는 훈련법’을 마무리하겠습니다. 한글의 경우에는 영어와 달리 잘 정돈된 느낌을 주는 글꼴이 많지 않습니다. 그리고, 그러한 글꼴들이 있다고 하더라도 돈을 지불하고 사용해야 하는 경우가 대부분입니다. 다행히, 필자의 경우는 그룹사에서 자체 글꼴을 만들어서 사용하기 때문에 특별히 다른 글꼴을 많이 이용하지는 않는 편입니다. 


그러나, 적당한 글꼴을 찾지 못해 마이크로소프트에서 제공하는 기본 글꼴만을 사용하시는 분들이 있다면 네이버의 ‘나눔글꼴’을 추천드리고 싶습니다. 네이버 나눔글꼴은 개인 및 기업 사용자를 포함한 모든 사용자에게 무료로 제공되며 자유롭게 수정하고 재배포 하실 수 있습니다.


l 네이버 나눔글꼴 웹사이트 (출처: http://hangeul.naver.com/2016/nanum)


위에 네이버 나눔글꼴 웹사이트 이미지에서 보시는 것처럼 총 7가지의 글꼴이 제공됩니다. 용도에 따라서 사용하시면 될 것 같습니다. 


 핵심 메시지 추출하기 훈련법


① 기사 내용 요약하기


제가 지난 ‘5편. 커뮤니케이션 역량의 중요성’ 편에서 신문 기사를 읽고, 그 기사에서 핵심 메시지를 추출하는 훈련법을 소개해 드렸습니다. 혹시, 지금 이 방법으로 훈련을 해 보신 분이 있는지 궁금해지네요. 


만약, 이 글을 읽으시고 2개월 동안 꾸준히 훈련을 해 오셨다면 이미 상당한 수준에 도달했을 것이라고 생각합니다. 혹시, 아직도 안 해 보셨거나 아직 5편을 읽어 보지 않으셨다면 이 방법을 다시 한번 권해 드립니다. 


● [5편] 커뮤니케이션 역량의 중요성 http://blog.lgcns.com/1207


② 기사 제목 만들어 보기


이 방법과 더불어 제가 하나 더 권해 드릴 방법은 ‘기사 제목 만들어 보기’입니다. 기사 내용을 읽으시고 자기만의 제목을 만들어 보시는 겁니다. 가능하다면, 처음에 기사 제목을 보지 않고 해 보시는 편이 도움이 많이 됩니다. 


이 훈련을 꾸준히 하다 보면, 회사 업무 시에 전략명이나 과제명 등을 작성하는 데 어려움이 없을 겁니다. 저희 회사에서 이런 작명을 아주 잘 하시는 임원분의 작명법을 Copy 해서 표현해 본다면, ‘Smart Transportation, Smart Travel, Smart Accommodation 사업 전개’ 라는 표현을 ‘Triple Smart 사업 전개’로 요약해서 표현할 수 있겠습니다.


지금부터가 제가 오늘 여러분들께 설명드릴 것은 새로운 ‘핵심 메시지 추출하기 훈련법’입니다. 기존에 여러분들은 수없이 많은 문서를 만들어 보셨고, 다른 분들이 작성한 문서들을 가지고 계실 겁니다. 지금부터 그 문서들을 하나씩 꺼내서(오픈해서) 훈련을 해 보는 겁니다.


③ 전체 문서 요약 페이지 작성하기


첫 번째는 문서 전체를 요약하는 훈련법입니다. 즉, 보통 회사에서 C-Level에게 보고할 때 일반적으로 첫 장을 ‘보고에 앞서’ 또는 ‘Executive Summary’ 등으로 시작하게 되는데요. 보고 내용을 상세하게 설명하기 전에 이 문서로 간략하게 핵심만 전달하여, 보고 내용에 대한 큰 이미지를 가지고 보고를 받을 수 있도록 하는 것입니다. 여러분도 문서를 만들 때 요약 장을 만들어 보는 연습을 해 보시기 바랍니다. 


그리고, 주변에 C-Level에게 보고를 많이 해 보신 분이 계시다면 그 분에게 Review를 받아 보시는 것을 권합니다. 그러면, 보다 빨리 이 역량을 끌어올릴 수 있게 됩니다.



④ 거버닝 메시지 작성하기


두 번째 훈련법은 문서의 각 장에서 전달하고자 하는 핵심 메시지를 추출하는 훈련입니다. 일반적으로 보고서의 경우, 맨 상단에 Governing message를 작성하게 되는데요. 이 문장을 만드는 훈련을 하는 것입니다. 


여러분들이 가지고 있는 문서에 거버닝 메시지가 이미 존재하더라도 다시 한번 작성해 보시기 바랍니다. 중요한 것은 해당 페이지에서 아무것도 보지 않고, 그 거버닝 메시지만 봐도 문서 작성자가 전달하고자 하는 의도를 이해할 수 있어야 합니다.


실제로, 제가 지금까지 설명드린 네 가지(기사 내용 요약, 기사 제목 작성, 전체 문서 요약 페이지 작성, 거버닝 메시지 작성)만 열심히 훈련하신다면 장황하게 설명하지 않고, 핵심 메시지만 전달할 수 있는 문서를 만드실 수 있으며, 실제로 발표 스킬에도 도움이 됩니다. 그리고, 많은 기업에서 요즘 유행처럼 번지고 있는 One-page report 작성에도 어렵지 않게 대응할 수 있습니다.


오늘은 ‘문서 작성 고수, 왕도는 없다’는 표현으로 마무리하고 싶습니다. 단순히 다른 이의 노하우가 적힌 글을 읽는다고 고수가 되지 않습니다. 또한, 고수의 훌륭한 문서를 많이 본다고 고수가 되지도 않습니다. 


고수가 되기 위해서는 Copy라 할지라도 본인이 스스로 직접 작성해 봐야 실력이 향상됩니다. 제가 위에 말씀드린 저의 훈련 방식이 정답은 아닙니다. 여러분 스스로 어떤 방식이든 많이 보고, 생각하고, 직접 작성해 보는 훈련이 있어야만 '문서 작성의 고수'가 될 수 있습니다.


글 | 김영주 부장 | LG CNS 블로거 



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Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS
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