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누구나 전략기획 고수가 될 수 있다 - 문서 작성의 오해와 진실

2016.11.04 09:30

지난 편에서는 창의적인 사고 기법에 대해 설명을 드렸는데요. 먼저 ‘브레인스토밍’에 대해 설명을 드렸고, 이의 보완재로서 ‘스캠퍼(SCAMPER)’ 9가지 체크리스트를 설명드렸습니다. 그리고, 마지막으로 ‘브레인스토밍’의 대체 기법으로 ‘브레인라이팅’에 대해 설명드렸습니다.



오늘은 지난 5편에 이어 “커뮤니케이션 역량”에 대한 두 번째 이야기를 하고자 합니다. 제가 지난 “5편. 커뮤니케이션 역량의 중요성”에서 전략기획에 있어서 커뮤니케이션 역량의 중요성에 대한 설명과 핵심 메시지를 추출하는 간단한 훈련 방법을 소개드렸는데요. 이번 편부터는 조금 심도 있게 다루고자 주제를 “문서 작성의 오해와 진실”로 잡았습니다.


제가 업무 수행과 개인 학습을 병행하면서 글을 작성하다 보니, 간혹 순서가 바뀌는 부분이 있으나, 연결성을 위해서 가급적 지난 편의 연결된 내용을 한번 더 읽으시고 본 편을 읽으신다면 이해하시기가 편할 것 같습니다.



“사람은 하루 평균 2,500번의 커뮤니케이션을 하면서 살아가고, 깨어 있는 시간의 70%를 커뮤니케이션을 하면서 지낸다”고 합니다. 이처럼 커뮤니케이션은 우리 삶에서 굉장히 중요하다고 할 수 있겠습니다. 그러나, 이런 커뮤니케이션의 방법 중에서 우리가 업무 중에 가장 많이 사용하는 방법은 바로 ‘문서 작성’입니다.


실제 한국 생산성 본부에서 직장인을 대상으로 설문조사를 한 결과, 업무 유형 중에서 ‘문서 작성’이 30%로 가장 많은 시간을 차지했다고 합니다. ‘비즈몬’이라는 업체의 조사 결과를 보면, 직장인의 약 72%가 업무 중에 문서 작성에 어려움을 겪고 있다고 합니다. 그래서, 여러 커뮤니케이션 방법 중에서 ‘문서 작성’에 대한 이야기를 하고자 합니다. 


감히 장담컨대, 여러분들께서 이번 글을 읽으시고 제가 제시하는 방법으로 훈련을 하신다면 최소한 회사에서 문서 작성으로 인한 고민은 더 이상 안 하셔도 됩니다. 그럼, 먼저 제가 여러분들께 총 6개의 질문을 통해  ‘문서 작성’의 오해에 대해 이야기해 보도록 하겠습니다. 


 문서 작성, 중요한가?


이 내용은 제가 지난 5편에서 충분히 설명을 드렸습니다. 답은 ‘Yes’입니다.


l A자형 인재, 2가지 유형의 최종 역량 계산 사례


두 명의 회사원이 있습니다. 업무 지식은 90점인데, 커뮤니케이션 역량이 60점 수준으로 떨어지는 업무 전문가 A씨와 업무 전문성은 70점으로 다소 떨어지지만 커뮤니케이션 역량은 90점으로 우수한 컨설턴트 B씨입니다. 최종 역량계산은 두 가지 역량의 곱으로 평가를 하게 됩니다. 최종 역량 계산을 해보면 결국, 컨설턴트인 B씨가 더 역량이 높게 평가를 받게 된다는 것인데요.


핵심은 아무리 좋은 아이디어와 지식이 있다고 하더라도, 이를 고객이나 상대방에게 전달하지 못한면 그 지식이나 아이디어는 큰 의미가 없다는 것입니다. 그래서, 커뮤니케이션 역량이 중요하고, 가장 많이 활용되는 문서 작성도 당연히 중요하다는 결론입니다.


 문서 작성, 공부까지 해야 할까?


이 질문에 대해서 여러분의 생각은 어떠신가요? 공부해야 할까요? 아니, 여러분들은 문서 작성에 대해 공부를 해 보신 적이 있으신가요? 제가 발표할 때 참석하신 분들께 여쭤 봤더니, 공부를 했다고 하신 분은 아쉽게도 없었습니다.


저의 생각은 ‘Yes’입니다. 문서 작성은 공부를 하면 짧은 기간에 많은 효과를 볼 수 있기 때문입니다. 보통 회사 내에서 중요한 보고서를 만들 경우, 컨설턴트를 쓰는 경우가 많습니다. 또한, 브로슈어, 행사 포스터, Sales Toolkit 등을 만들 때 그래픽 디자이너의 도움을 받는 경우가 다반사인데요.


이런 문서의 약 80%를 여러분께서 직접 작성하신다고 한다면, 회사 입장에서도 상당한 비용을 절감할 수 있을 겁니다. 물론, 여러분의 가치도 올라가겠죠. 아래 그림은 제가 작성했었던 예시이며, 중급 수준의 파워포인트 스킬만 있으면 누구나 작성할 수 있는 수준입니다.


l 파워포인트로 브로슈어, 팜플렛 등 작성 사례


 파워포인트 잘 하면, 문서 작성도 잘 할 수 있나?


이 질문에 대한 필자의 생각은 ‘No’입니다. 파워포인트는 요리로 치면 ‘요리기구’에 지나지 않습니다. 칼 잘 다루고, 냄비 잘 사용한다고 요리를 잘 하는 건 아닙니다. 그런데, 반대로 요리를 잘 하는 분들 소위 Chef(셰프)들은 모두 요리기구를 잘 다룹니다.


결과적으로 파워포인트를 잘 한다고 문서 작성을 잘하거나 전략기획을 잘 하는 것은 아니지만, 전략기획의 고수가 되고 싶다면 파워포인트 정도의 도구는 어느 정도 다룰 줄 알아야 한다는 것입니다. 엑셀(Excel), 워드나 아래한글도 동일합니다.



그렇다고, 고급 수준의 도구 다루는 스킬을 요구하는 것은 아닙니다. 필자의 경험으로 비추어 보면, 각각의 도구에 대해 중급 수준이면 충분하다고 생각합니다. 참고로, 필자가 강의를 해 본 경험으로 보면, 대략 3시간 정도면 중급 수준의 파워포인트 사용법을 익힐 수 있습니다.


 PPT-less, 진짜 파워포인트가 문제인가?


최근에 많은 기업들이 파워포인트 사용을 줄이는 ‘PPT-less’ 캠페인을 하는 경우가 많습니다. 파워포인트 작업에 불필요한 시간과 노력이 들어간다는 주장입니다. 그러나, 필자의 생각은 조금 다릅니다. 전 질문에서도 말씀을 드렸지만, 파워포인트는 ‘도구’에 불과합니다. 


즉, 도구가 문제가 아니라 도구를 사용하는 사람이 문제인 것입니다. 사람들이 도구를 조금 잘못 사용한다고 해서 그 도구 사용을 줄이라고 한다면 옳은 방법은 아니라는 생각입니다.


예를 들어, 어떤 사람이 ‘과도(과일 깎는 칼)’를 가지고 소 잡는 데 사용한다고 생각해 보죠. (조금 극단적인 예시이긴 하나, 정글의 법칙에서는 종종 이런 경우가 나오죠…) 이런 경우, ‘과도’가 문제인가요? 아니면, ‘과도’를 가지고 소를 잡겠다고 달려드는 ‘사람’이 문제일까요? 이때, ‘과도’ 사용을 줄이고, 과일을 깎는 데도 ‘소 잡는 데 쓰는 칼’을 사용하는 게 과연 맞을까요?


도구는 그 용도, 목적, 상황에 맞게 사용해야 합니다. 아래 그림에서 볼 수 있듯이 똑같은 데이터라 할지라도 그 상황이나 목적에 따라 ‘워드’나 ‘아래한글’을 이용해서 텍스트로 작성하는 것이 효과적일 때가 있고, 표 형식 그대로 ‘엑셀’이 맞는 경우도 있고, 파워포인트 ‘막대그래프’로 Formal하게 작성하는 것이 맞는 경우도 있습니다. 그리고 때에 따라서 화려한 색상과 디자인 요소가 가득 들어간 ‘인포그래픽’이 맞을 때가 있는 것입니다.


l 동일 데이터에 대해 다른 표현 예시


요리로 설명을 드린다면, 우리가 라면 광고 사진을 찍기 위해 라면을 끓여서 그릇에 내놓는 경우와 그냥 집에서 혼자 TV 보면서 한 끼 때우기 위해 라면을 끓여서 먹는 경우는 그 담는 그릇이나 라면 위에 데코레이션 등이 달라지게 될 것입니다.


결론적으로, 파워포인트, 엑셀, 워드 등 도구들과 그 기능들을 사용하는 수준은 그 “문서의 목적, 용도, 그리고 상황에 맞게 사용해야 효과적이다”라는 것입니다.


 당신은 ‘문서 작성’에 있어서 셰프(Chef)인가? 초보인가?


이 질문은 좀 더 풀어서 설명을 드리자면, 여러분들은 문서 작성 시 초보처럼 하는지, 요리사인 척하는지를 묻는 질문입니다. 제 생각으로는 우리 주변의 대부분 사람들은 실제로는 요리 초보(문서 작성 초보)인데 요리하는 방식은 요리사처럼 한다는 것입니다.


이해를 돕기 위해 TV 프로그램에 나왔던 인물들로 설명을 드리겠습니다. 어떤 요리 주제가 주어졌을 때, ‘냉장고를 부탁해’에 나오는 이연복 셰프 같은 분은 바로 머릿속에서 요리가 완성됩니다. 이런 분들은 바로 요리를 시작해도 됩니다.

 


두 번째는 ‘냉장고를 부탁해’에 나오는 ‘김풍 작가’입니다. 요리 주제가 주어졌을 때, 해당 요리와 똑같지는 않지만 셰프들이 비슷한 요리를 만들었던 기억이 납니다. 그러나, 마치 셰프처럼 바로 요리를 시작합니다. 결과는 셰프들의 결과물(요리)처럼 나오지는 않게 됩니다. 실제 해당 프로그램에서도 김풍 작가는 타 버리거나 찢어진 만두피 같은 결과물을 만들어 내곤 합니다.


마지막은 요리 초보의 모습인데요. ‘삼시세끼’에 손님으로 나와서 ‘옹심이’를 만들었던 여배우 ‘김하늘’의 사례처럼 요리 주제를 받아 들고 무엇부터 어떻게 시작해야 할지를 몰라 막막해하는 사람입니다. 이런 경우 십중팔구는 바로 집에 전화를 걸어서 엄마에게 레시피를 물어보죠.


이를 문서 작성 상황에서 보면, ‘샘플’이나 ‘템플릿’을 구하려고 여기저기 전화를 하는 모습입니다. 그리고, 엄마에게 받은 레시피를 자신이 한번 쭉 복기해 보지도 않고, 그대로 일단 요리를 시작합니다. 그런데, 어떻게 되나요? 이상한 맛과 모양의 요리가 탄생하게 됩니다.


이렇듯, 요리 주제를 받았을 때, 세 가지 유형으로 나뉘게 될 텐데요. ‘과연 여러분은 실제 어떤 수준의 사람이며, 어떤 사람처럼 행동하는가?’입니다.


결론적으로 드리고 싶은 말씀은 “초보면 초보답게 행동하라”입니다. 초보인데도 불구하고, 마치 머릿속에서 이미 요리가 완성된 셰프처럼 ‘샘플’이나 ‘템플릿’만 믿고 바로 파워포인트를 열고 작업을 시작하지 말라는 의미입니다. 그렇게 진행된 문서(요리)는 좋은 결과물로 탄생하기 어렵습니다. 그럼, 이 내용의 연장선 상에서 마지막 질문인 여섯 번째 질문을 드리겠습니다.

 

 템플릿, 샘플만 있으면 좋은 문서 작성이 가능한가?


샘플과 템플릿이 좋은 결과물을 보장해 주지는 않습니다. 다만, 최초의 길잡이는 될 수 있습니다. ‘하늘 아래 새로운 것은 없다’는 말처럼 필자도 과거에 무수히 많은 ‘Copy & Paste’를 경험했었습니다. 그러나, 항상 샘플과 템플릿에 의존하게 되면 ‘발전’은 없다는 것입니다.


그리고, 문서의 경우 동일한 주제로 문서를 작성하더라도 원인과 환경 등이 모두 다르기에 항상 같은 결과물을 내놓을 수가 없습니다. 원인이 다르기 때문에 결과도 완전히 달라지게 되는 것이죠.


결국, 템플릿이나 샘플을 받았다면, 그 내용 하나하나(레시피 하나하나)가 어떤 의미가 있는 것인지를 스스로 분석하는 노력이 있어야만 비로소 본인의 상황이나 목적에 맞는 문서를 만들어 낼 수 있는 것입니다.



이상 6가지의 질문을 통해 문서 작성의 오해와 진실에 대해 살펴보았습니다. 여러분들은 실제 어떻습니까? 공감이 좀 되나요? 이런 6가지 질문과 답변이 그동안의 문서 작성에 있어서 잘못된 생각과 습관을 이해할 수 있었다면, 다음 편에서는 과연 어떻게 좋은 문서를 만들 수 있는가에 대해 설명을 드리도록 하겠습니다.



오늘 마무리는 창의적 사고와 사고 기법 교육 분야의 독보적인 권위자이신 ‘에드워드 드 보노(Edward de Bono)’ 박사의 명언으로 대체할까 합니다.


“창의력이란 단순히 신비한 능력이나 선천적으로 타고난 재능이 아니라, 창의적 사고 기법과 도구를 사용하고 훈련함으로써 개발될 수 있는 능력이다”



글 ㅣ 김영주 부장 ㅣ LG CNS 블로거



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Posted by IT로 만드는 새로운 미래를 열어갑니다 LG CNS
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